Non c’è niente da fare, siamo sempre indaffarati tra impegni di lavoro e personali dimenticandoci di svolgere i nostri compiti. Se vogliamo essere organizzati e dunque più produttivi bisogna stilare la nostra “TO DO LIST”.
Ma che cos’è una TO DO LIST? Non è altro che la nostra lista delle attività da svolgere, inseriremo tutte quelle mansioni da portare a termine in un certo lasso di tempo.
Consiglio di stilare due to do list, la prima dedicata al lavoro e la seconda per le attività personali.
Noi donne siamo più predisposte alla creazione delle to do list, in quanto ci districhiamo tra lavoro e casa, e non ci risulta così difficile stilarla. Infatti, siamo abituate a redigere molteplici liste di attività.
1. Quando stilare la propria TO DO LIST?
Sarebbe meglio redigere la propria lista all’inizio della settimana, al lunedì mattina e a mente fresca, dedicandoci non più di 20 minuti. La to do list verrà rivista nella settimana, per aggiungere, qualora ci fosse spazio, altre attività da svolgere o per selezionarne alcune da eliminare. Individueremo le priorità della giornata e le attività che potranno essere rimandate, ponendoci tempi e scadenze ben precise. Le priorità della giornata non potranno essere molteplici, solo due o tre cose importanti.
2. Ma come deve essere organizzata la nostra TO DO LIST?
Per ogni attività chiediamoci:
- Cosa devo fare: bisognerà scrivere nel dettaglio l’attività da svolgere, come ad esempio: scrivere il documento riguardante il contratto della gara d’appalto al dott. Grassi, ecc.
- Quando devo farlo: associare l’attività alla scadenza, ad esempio: il contratto della gara d’appalto da inviare al dott. Grassi deve essere inoltrato domani pomeriggio.
- Attività rimandabili: tutte quelle attività non urgenti che devono essere programmate nei giorni a venire. Ad esempio devo telefonare al commercialista per la pratica n.10205 entro giovedì alle h.12.00.
Ogni volta che l’attività è terminata la cancelliamo, in maniera tale da capire quante attività sono state chiuse e quante attività devono essere portate a termine. Facendo così saremo più soddisfatti, perché avremo modo di osservare fisicamente i nostri progressi.
3. Meglio una TO DO LIST cartacea o elettronica?
Chi amerà scrivere sarà predisposto ad avere un’agenda in formato cartaceo, dove metterà in evidenza le priorità e i compiti meno importanti. Personalmente, uso sia l’agenda cartacea sia il calendario di Google, dove evidenzio le priorità con un colore vivace, distinguendole da quelle attività meno importanti, che evidenzio con un colore tenue.
Un’altra applicazione semplice e utile da tenere presente è Trello. Strumento interessante, facile da utilizzare e molto intuitivo. E’ un tool di project management gratuito, ti aiuta nella gestione e organizzazione delle singole attività, inserendole in un flusso di lavoro costante e facilmente visualizzabile per te e per il tuo team, sotto forma di schede a cui è possibile allegare sotto-liste e link a documenti esterni.
4. A fine giornate controllate la propria TO DO LIST
A fine giornate controllare se i compiti sono stati portati a termine: se si è riusciti a completare tutto quello che rientrava almeno nella lista delle priorità allora dobbiamo complimentarci con noi stessi.
Qualora non fossero stati svolti i compiti, è utile cercare di indagare le motivazioni. Ad esempio: ho perso troppo tempo su un altro compito oppure ho sprecato tempo in attività poco utili. Facendo un esame di coscienza capiremo dove abbiamo sbagliato e cercheremo di rimetterci in carreggiata.
I compiti non svolti andranno ripartiti nelle giornate successive.
Bisogna darsi del tempo per vedere se la propria to do list funzioni. Non scoraggiamoci se all’inizio faremo fatica: è indispensabile perseverare.
Ricapitoliamo:
- stilare la propria TO DO LIST per essere organizzati;
- delegare quelle attività che ci fanno perdere solo tempo;
- ritagliare del tempo per la vita privata e familiare.
E voi in che modo utilizzate la vostra lista delle cose da fare? Se avete voglia scrivetemi due righe.