La creazione di una To-do list efficace

1. Che cos’è la to-do list?

La “ to-do list” è il termine inglese per definire la lista delle mansioni da portare a termine in un certo lasso di tempo, solitamente in una giornata o in una settimana.

Il mio consiglio è quello di creare due liste, la prima dedicata al lavoro e la seconda alle attività personali, in modo da tenere ben distinta la sfera lavorativa da quella privata, dedicando a ciascuna il tempo che merita.

In questa sezione ti insegnerò alcuni trucchi per stilare una to-do list utile a migliorare il tuo rendimento sul lavoro.

2. Qual è il momento giusto per stilare la mia to-do list settimanale?

Sarebbe meglio creare la tua to-do list all’inizio della settimana, possibilmente il lunedì mattina, a mente fresca. Ti ruberà non più di 20 minuti e ti aiuterà a individuare le attività prioritarie e quelle che invece possono essere rimandate. In questo modo potrai individuare delle tempistiche e delle scadenze ben precise per ciascun impegno.

Attenzione: le priorità individuate per ciascuna giornata lavorativa non devono essere più di due o tre. Se la tua lista ne contiene di più, dovrai spostarle alla giornata successiva, per evitare di disperdere le tue energie su troppe mansioni.

Potrai rivedere la tua to-do list nel corso della settimana per aggiungere o eliminare delle cose da fare, a seconda del tempo rimasto a disposizione.

3. Come deve essere organizzata la tua to-do list

Per ciascuna attività da svolgere, dovrai porti le seguenti domande:

  • Cosa devo fare? Scrivi nel dettaglio cosa devi fare, ad esempio: stilare il report mensile delle spese.
  • Quando devo farlo? Associa sempre ciascun compito a una scadenza temporale, ad esempio: mercoledì pomeriggio.
  • Quanto urgente è? Cerca di individuare i compiti che possono essere svolti nei giorni con meno impegni, in modo da dare priorità alle scadenze più urgenti e alle mansioni più importanti.

Cancella a penna ogni compito non appena lo porti a termine: potrai individuare a colpo d’occhio lo stato di avanzamento delle tue attività settimanali, e ricaverai maggiore soddisfazione dai tuoi progressi.

4. È meglio una lista cartacea o elettronica?

È indifferente: c’è chi preferisce scrivere a penna su un’agenda di carta, e chi invece preferisce usare agende elettroniche come Google Calendar, Microsoft Outlook e Day Organizer.

 5. Controlla la tua lista a fine giornata

A fine giornata, verifica di aver portato a termine tutti i compiti prefissati. Se qualche lavoro è rimasto incompleto, cerca di capire perché: ad esempio, il fatto di aver perso troppo tempo su un’altra mansione o di aver sprecato tempo svolgendo un’attività fuori programma. Questo esercizio ti aiuterà a capire dove hai sbagliato e a correggere il tiro. Ripartisci i compiti che non sei riuscito a svolgere nelle giornate successive.

Per arrivare a una creazione di una to-do list efficace, ci vuole un po’ di allenamento: se all’inizio ti accorgi di riempire troppo (o troppo poco) le tue giornate, non disperare e cerca di imparare dai tuoi errori. Progressivamente, la gestione della routine lavorativa diventerà più efficace, e riuscirai a ottimizzare il tempo a disposizione, portando a termine molte più attività rispetto agli inizi.

Se conosci altri sistemi per compilare una to – do list efficace, condividili con me inserendo un commento qui sotto.

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