Il termine assistente personale può fare riferimento a figure professionali molto diverse tra loro: dall’assistente personale dei VIP e dei politici, all’assistente personale domiciliare per anziani e disabili, fino al ruolo di assistente personale online, conosciuto anche come assistente personale virtuale, assistente virtuale o Virtual Assistant. L’assistente personale online è una figura professionale in carne ed ossa che può svolgere diverse attività da remoto, a seconda del tipo di competenze e delle richieste del cliente.
Il ruolo dell'assistente personale
Il lavoro dell’assistente personale online include mansioni amministrative (preventivi, ordini, pagamenti, fatture, ecc.) e attività di segretariato come la gestione delle chiamate e degli appuntamenti e la prenotazione di viaggi per conto della propria clientela. In certi casi, il Virtual Assistant può anche occuparsi della redazione di testi e documenti e della gestione della comunicazione sui social media. Ecco perché paragonare questa figura a una segretaria virtuale risulta molto riduttivo: il ruolo dell’assistente virtuale include anche le attività tipiche di una segretaria tradizionale, ma va ben oltre.
In questa pagina cercherò di chiarire alcuni aspetti legati al mio lavoro di assistente personale online.
La giornata lavorativa di un assistente personale
Molti clienti o aspiranti assistenti personali online mi chiedono: com'è la giornata tipica di un assistente personale? In cosa consiste il tuo lavoro?
In realtà, la giornata lavorativa di un assistente personale varia a seconda delle mansioni affidate dai vari clienti per cui lavora. Però, seguo alcuni accorgimenti e regole che mi permettono di essere sempre efficiente e organizzata:
- Preparo una to-do list settimanale dove inserisco tutti i task di lavoro e gli impegni legati alla mia vita privata.
- Accorpo le telefonate di lavoro, concentrando le chiamate che devo fare per conto dei miei clienti in uno o due momenti nel corso della giornata. In questo modo guadagno maggiore concentrazione per il resto delle attività: fatturazione, preventivi, gestione appuntamenti e altre mansioni di segreteria virtuale.
- Mi prendo le giuste pause dal lavoro. Anche se un assistente personale online lavora da casa, e quindi non è soggetta ai rumori e alle distrazioni di un ufficio tradizionale, può comunque avere dei cali di concentrazione dovuti allo stress o alla stanchezza. Per questo la mia giornata lavorativa è fatta anche di pause in cui esco a fare due passi, per recuperare le energie e il buonumore.
L’assistente personale virtuale
Come suggerisce lo stesso nome, questa figura professionale lavora da casa online, ovvero utilizzando le numerose risorse Web a disposizione, per conto di diversi clienti. Per svolgere le diverse attività di assistente personale online in modo efficiente, utilizzo diversi strumenti software e strumenti Web:
• Google Calendar, per la gestione degli appuntamenti;
• Google Drive, per il salvataggio e l’archiviazione dei dati;
• Gmail, per la gestione dei messaggi email e l’organizzazione dei contatti;
• Trello, per il coordinamento a distanza dei progetti e dei team di lavoro;
• Skype e il telefono, per comunicare con i miei clienti e i loro collaboratori o fornitori.
Inoltre, grazie alle mie competenze informatiche posso apprendere velocemente l’utilizzo di qualsiasi software o App necessaria allo svolgimento del mio lavoro. Vediamo nel dettaglio il tipo di servizi che posso offrire alla mia clientela.
I miei servizi di assistente personale da remoto
La mia offerta di servizi è orientata ad alleggerire il carico di lavoro dei miei clienti, occupandomi di quelle attività delegabili a una figura esterna. Le mansioni delegabili sono quell’insieme di incombenze importanti per l’andamento di un business, che però non richiedono l’intervento diretto del titolare. Inoltre, gestisco anche alcune attività legate alla sfera personale di un professionista, per aiutare gli imprenditori a conciliare il lavoro con la propria vita privata.
In questo modo, i miei clienti guadagnano più tempo e concentrazione per dedicarsi alle funzioni cruciali per lo sviluppo della loro impresa, ottimizzando la loro giornata lavorativa. Gli imprenditori e i professionisti che riescono a delegare alcune delle loro mansioni ottengono maggiori energie fisiche e mentali per vivere più serenamente anche la loro vita privata.
Carlo Gragnani
Di seguito la gamma dei miei servizi di assistente personale online:
Ricerca
• Reperimento di fornitori e richiesta di preventivi
• Ricerche su Internet di vario genere
Acquisti e pagamenti
• Controllo note spese e report
• Gestione di ordini e acquisti, acquisto di regali e gadget aziendali
• Gestione e sollecito pagamenti
• Fatturazione e archiviazione di documenti fiscali
• Gestione dei contratti e monitoraggio delle scadenze
• Gestione dei rapporti con il commercialista
Posta elettronica
• Risposta alle email
• Organizzazione e profilazione dei contatti in rubrica
• Creazione di filtri e regole per l’inoltro automatico dei messaggi
• Creazione di messaggi di risposta standard a email ricorrenti
Calendario
• Gestione degli appuntamenti
• Promemoria di scadenze importanti
• Organizzazione di riunioni
• Iscrizione a corsi e convegni
• Organizzazione di pranzi e cene di lavoro
Viaggi e trasferte aziendali
• Prenotazione di viaggi ferroviari, aerei e trasferimenti intermedi
• Prenotazione taxi e auto a noleggio
• Ricerca e prenotazione ristoranti e hotel
Corsi ed eventi (solo su Milano)
• Organizzazione eventi Milano: seminari, workshop e corsi di formazione aziendale
• Organizzazione cene e riunioni aziendali
Sfera personale
• Promemoria di ricorrenze personali importanti (es. anniversari e compleanni)
• Gestione telefonate private o attività personali delegabili
• Prenotazione di ristoranti o spettacoli/cinema, ecc.
• Prenotazione di visite mediche e servizi estetici
• Planning vacanze
• Acquisto di regali personali
Il cliente tipo dell’assistente personale online
Il cliente tipo dell’assistente personale a distanza è la piccola-media impresa (PMI), il libero professionista o la startup. Vediamo nel dettaglio in che modo posso aiutare ciascuna tipologia di clientela:
PMI
Spesso, l’imprenditore di un’azienda di piccole o medie dimensioni è oberato da decine di attività diverse, dall’organizzazione dell’agenda di appuntamenti alla gestione finanziaria della sua impresa. Per questo motivo, il proprietario di una PMI che decide di delegare alcune mansioni a un’assistente personale guadagna tempo ed energie preziose da dedicare alle attività più strategiche.
L’imprenditore che assume un’assistente personale sarà più concentrato sul raggiungimento degli obiettivi di fatturato e sullo sviluppo del proprio business. Inoltre, guadagnerà in benessere personale, perché l’ottimizzazione della propria giornata lavorativa gli concederà più tempo per la famiglia, lo sport e il riposo.
Una PMI che si affida a una Virtual Assistant può risparmiare più del 50% sul costo di assunzione di una segretaria dipendente che lavora full time. In aggiunta, l’azienda non dovrà accollarsi i costi di un ufficio fisico per la propria collaboratrice (affitto, utenze, attrezzature informatiche, ecc.) perché l’assistente virtuale svolgerà il proprio lavoro interamente da remoto.
Infine, l’azienda che assume un’assistente personale a distanza sarà sicura di poter contare su un professionista esperto e già formato, a cui delegare fin da subito alcune mansioni con un periodo di training minimo.
Startup
La startup è un’azienda appena avviata, spesso composta da personale giovane e altamente qualificato. I soci di una startup sono accomunati da una grande ambizione: trasformare la loro idea imprenditoriale in una grande azienda, cercando un modello di business scalabile e replicabile.
In questa fase iniziale, i soci devono dedicare molte energie alla ricerca di investitori, clienti e fornitori, e allo sviluppo di un modello imprenditoriale di successo. Nella fase iniziale, la startup assume pochi dipendenti, allo scopo di contenere i costi fissi legati al personale. Una Virtual Assistant ha un costo nettamente inferiore rispetto all’assunzione di personale dipendente, e spesso possiede più competenze di una segretaria tradizionale.
Ecco perché un’assistente personale può essere di grande aiuto, supportando la neo-impresa nelle attività di segreteria e amministrazione. Inoltre, la possibilità di modificare il pacchetto di ore mensili a seconda del carico di lavoro garantisce alle imprese giovani una collaborazione flessibile e dinamica.
Libero professionista
Il libero professionista o freelance è il titolare di un’attività imprenditoriale autonoma. Come tale, spesso il freelance si occupa in prima persona di attività di vario genere, che insieme concorrono al buon andamento del suo business:
1. Promozione attraverso attività di marketing e di comunicazione;
2. Gestione della contabilità: preventivi, fatture, ordini, ecc.;
3. Comunicazione con la clientela via email e telefono;
4. Aggiornamento delle proprie piattaforme online: blog, social media, sito web;
5. Gestione della propria agenda di appuntamenti;
6. Sviluppo strategico del proprio business, attraverso il cambiamento o l’ampliamento della propria offerta di prodotti o servizi.
Un assistente personale può aiutare il libero professionista a gestire tutte le attività appena citate, a eccezione dell’ultima. Proprio così: l’affidamento di tutte le mansioni delegabili a una persona esterna competente consentirà al freelance di concentrarsi sul “cuore” del proprio business.
Inoltre, la flessibilità del servizio e il costo contenuto gli permetterà di ottimizzare le proprie risorse economiche: potrà scegliere il pacchetto mensile più adatto alle sue esigenze e in base ai picchi di lavoro, senza alcun vincolo per i mesi successivi.
Esperienza e competenze
Il mix di competenze e skill mi aiuta a essere un’assistente personale professionista precisa, affidabile e orientata al risultato.
Capacità organizzative
Dalla programmazione di un evento all’organizzazione di un meeting o una cena di lavoro, sono in grado di pianificare ogni tipo di attività in modo efficiente e accurato.
Problem solving
Amo risolvere i problemi e le difficoltà altrui usando la mia esperienza di assistente personale e il mio forte spirito pratico, uniti a un pizzico di intuito femminile!
Predisposizione ai rapporti personali
Sono in grado di relazionarmi in modo cordiale e professionale con i collaboratori e i fornitori dei miei clienti, grazie alle mie doti di comunicazione.
Capacità di adattamento
Sono una persona dinamica e flessibile, in grado di svolgere anche diverse mansioni contemporaneamente.
Assistente Virtuale certificata
Ho frequentato il corso per Assistenti Virtuali di Mary Tomasso. Il corso prevede il rilascio di una certificazione dopo un esame che attesta le competenze acquisite.