Segretaria Virtuale: come lavoro

Gli step per diventare la tua Segretaria Virtuale

Iniziare a lavorare con una Segretaria Virtuale o un’Assistente Virtuale è molto semplice e rapido. Seguiremo i seguenti step:

1- Consulenza gratuita su Skype

Durante questa consulenza telefonica gratuita, potremo conoscerci e confrontarci sui problemi che riscontri sul lavoro. Valuteremo insieme se posso diventare la tua Segretaria Virtuale.

2- Preventivo

Se dopo la consulenza su Skype sarai interessato a proseguire, ti invierò un preventivo. Ecco alcuni esempi di pacchetti mensili, personalizzabili in base alle tue esigenze:

Pacchetto 10 ore

€ 300/MESE

(€30/ORA)

Pacchetto 20 ore

€ 580,00/MESE

(€29/ORA)

Pacchetto 30 ore

€ 840,00/MESE

(€28/ORA)

3- Contratto di consulenza per segretaria virtuale

Una volta scelto il tipo di pacchetto mensile più adatto a te, preparerò un contratto di consulenza, che regolerà i termini della nostra collaborazione, nel pieno rispetto della tua privacy e dei dati sensibili.

4- Pagamento acconto

Una volta firmato il contratto, verserai una caparra confirmatoria pari al 50% del prezzo del pacchetto mensile scelto.

5- Avvio lavori

In quest’ultima fase, mi fornirai tutte le informazioni necessarie all’avvio delle attività, incluse le credenziali di accesso alle piattaforme digitali utili a erogare i servizi richiesti (ad esempio, le credenziali di accesso alla tua casella di posta). In breve tempo, diventerò la tua Segretaria Virtuale di fiducia.

Hai dubbi su quali compiti potresti affidarmi? Dai un'occhiata a quest'articolo, ti chiarirà le idee sulle mansioni da delegare subito a una segretaria virtuale!

Segretaria Virtuale VS. Segretaria tradizionale

Scegliere una Segretaria Virtuale ti consente di risparmiare più del 50% dei costi legati all’assunzione di una segretaria tradizionale, perché paghi solo le ore effettive di lavoro svolte, in base al pacchetto scelto.

Risparmi sui costi legati all’assunzione di un dipendente (ferie, malattia, TFR, contributi INPS, ecc.) e al mantenimento di un ufficio fisico (affitto, utenze e attrezzatura).

Puoi contare su un professionista già formato: ti basterà fornirgli tutte le informazioni necessarie a svolgere il suo lavoro e potrai iniziare subito a delegargli alcune mansioni.

Infine, lavorare con una Segretaria Virtuale ti garantisce una collaborazione flessibile, che può variare in base ai tuoi carichi di lavoro: se il primo mese hai scelto un pacchetto da 20 ore, il secondo mese puoi ridurre o aumentare il numero di ore richieste, senza alcun problema.

In questa tabella puoi confrontare i costi di un’Assistente Virtuale freelance e quelli di una segretaria tradizionale assunta full-time presso la tua azienda.

Voce

Segretaria Virtuale freelance Segretaria tradizionale full time*
Costo mensile (40 h) 1.200€ 2.500€
Costi fissi Nessuno Affitto, utenze, PC, stampante
Tempo di attesa prima che la risorsa inizi a lavorare Nessuna 4-6 settimane
Formazione necessaria Minima 2-4 settimane
Esperienza Pluriennale Variabile a seconda della persona
Flessibilità contrattuale Alta Nessuna

*Nell’importo mensile sono incluse le ferie, il TFR, le imposte e i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro. Calcolo eseguito su una segretaria inquadrata al 4° livello del settore commercio, assunta full-time.


I miei servizi di segretaria virtuale

Segreteria - Amministrazione

  • Gestione agenda e calendario appuntamenti
  • Gestione email
  • Organizzazione riunioni e incontri
  • Organizzazione pranzi e cene di lavoro
  • Redazione, trascrizione e battitura testi 
  • Ricerche online di vario genere
  • Invio inviti e gestione risposte e conferme
  • Acquisto regali aziendali  
  • Controllo note spese
  • Gestione ordini e acquisti
  • Gestione scadenze, fatture e pagamenti
  • Invio fatture e archiviazione documenti fiscali
  • Pianificazione e organizzazione trasferte aziendali: ricerca e acquisto biglietti ferroviari, aerei e alberghi
  • Supporto all’organizzazione di eventi aziendali

Office Management

  • Gestione di uffici di dimensioni medio /grandi
  • Approvvigionamento materiale di cancelleria e di consumo
  • Gestione contratti attivi e monitoraggio scadenze e rinnovi
  • Supporto all’organizzazione di corsi di formazione aziendale
  • Ricerca fornitori e richiesta preventivi
  • Gestione rapporti personale interno ed esterno: commercialista, fiscalista, ecc
  • Organizzazione selezione del personale

Assistente Personale - Gestisco i tuoi impegni personali

  • Gestione agenda personale
  • Gestione ricorrenze: compleanni, anniversari, ecc.
  • Gestione pagamenti: fatture personali e fatture fornitori
  • Prenotazioni ristoranti, spettacoli, mostre, ecc.
  • Prenotazioni visite mediche: dentista, oculista, ecc.
  • Organizzazione weekend fuori porta e vacanze familiari
  • Gestione scadenze utenze e tasse
  • Gestione personale domestico: colf, autista, giardiniere, ecc.