Segretaria Virtuale: come lavoro

Gli step per diventare la tua Segretaria Virtuale

Iniziare a lavorare con una Segretaria Virtuale o un’Assistente Virtuale è molto semplice e rapido. Seguiremo i seguenti step:

1- Consulenza gratuita su Skype

Durante questa consulenza telefonica gratuita, potremo conoscerci e confrontarci sui problemi che riscontri sul lavoro. Valuteremo insieme se posso diventare la tua Segretaria Virtuale.

2- Preventivo

Se dopo la consulenza su Skype sarai interessato a proseguire, ti invierò un preventivo. Ecco alcuni esempi di pacchetti mensili, personalizzabili in base alle tue esigenze:

Pacchetto 10 ore

€ 300/MESE

(€30/ORA)

Pacchetto 20 ore

€ 580,00/MESE

(€29/ORA)

Pacchetto 30 ore

€ 840,00/MESE

(€28/ORA)

3- Contratto di consulenza per segretaria virtuale

Una volta scelto il tipo di pacchetto mensile più adatto a te, preparerò un contratto di consulenza, che regolerà i termini della nostra collaborazione, nel pieno rispetto della tua privacy e dei dati sensibili.

4- Pagamento acconto

Una volta firmato il contratto, verserai una caparra confirmatoria pari al 50% del prezzo del pacchetto mensile scelto.

5- Avvio lavori

In quest’ultima fase, mi fornirai tutte le informazioni necessarie all’avvio delle attività, incluse le credenziali di accesso alle piattaforme digitali utili a erogare i servizi richiesti (ad esempio, le credenziali di accesso alla tua casella di posta). In breve tempo, diventerò la tua Segretaria Virtuale di fiducia.

Hai dubbi su quali compiti potresti affidarmi? Dai un'occhiata a quest'articolo, ti chiarirà le idee sulle mansioni da delegare subito a una segretaria virtuale!

Segretaria Virtuale VS. Segretaria tradizionale

Scegliere una Segretaria Virtuale ti consente di risparmiare più del 50% dei costi legati all’assunzione di una segretaria tradizionale, perché paghi solo le ore effettive di lavoro svolte, in base al pacchetto scelto.

Risparmi sui costi legati all’assunzione di un dipendente (ferie, malattia, TFR, contributi INPS, ecc.) e al mantenimento di un ufficio fisico (affitto, utenze e attrezzatura).

Puoi contare su un professionista già formato: ti basterà fornirgli tutte le informazioni necessarie a svolgere il suo lavoro e potrai iniziare subito a delegargli alcune mansioni.

Infine, lavorare con una Segretaria Virtuale ti garantisce una collaborazione flessibile, che può variare in base ai tuoi carichi di lavoro: se il primo mese hai scelto un pacchetto da 20 ore, il secondo mese puoi ridurre o aumentare il numero di ore richieste, senza alcun problema.

In questa tabella puoi confrontare i costi di un’Assistente Virtuale freelance e quelli di una segretaria tradizionale assunta full-time presso la tua azienda.

Voce

Segretaria Virtuale freelance Segretaria tradizionale full time*
Costo mensile (40 h) 1.200€ 2.500€
Costi fissi Nessuno Affitto, utenze, PC, stampante
Tempo di attesa prima che la risorsa inizi a lavorare Nessuna 4-6 settimane
Formazione necessaria Minima 2-4 settimane
Esperienza Pluriennale Variabile a seconda della persona
Flessibilità contrattuale Alta Nessuna

*Nell’importo mensile sono incluse le ferie, il TFR, le imposte e i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro. Calcolo eseguito su una segretaria inquadrata al 4° livello del settore commercio, assunta full-time.


I miei servizi di segretaria virtuale

Ricerca

  • Ricerca fornitori e richiesta preventivi
  • Ricerca e prenotazione spazi di coworking
  • Ricerche online di vario genere

Acquisti e pagamenti

  • Controllo note spese e creazione report
  • Gestione ordini e acquisti
  • Acquisto gadget e regali aziendali
  • Gestione e sollecito pagamenti
  • Invio fatture, archiviazione documenti fiscali
  • Gestione contratti attivi e monitoraggio scadenze e rinnovi
  • Gestione rapporti con commercialista e fiscalista

Posta elettronica

  • Gestione email
  • Organizzazione rubrica e profilazione dei contatti
  • Creazione di filtri e regole per lo smistamento dei messaggi
  • Creazione di email di risposta standard a email ricorrenti

Calendario

  • Gestione agenda e calendario appuntamenti
  • Promemoria scadenze ed eventi importanti
  • Pianificazione riunioni
  • Iscrizioni a corsi e seminari
  • Prenotazione pranzi e cene di lavoro

Viaggi e trasferte aziendali

  • Ricerca e acquisto biglietti ferroviari e aerei
  • Ricerca e prenotazione alberghi e ristoranti
  • Prenotazione transfer per/da aeroporto, taxi e auto a noleggio

Corsi ed eventi

  • Organizzazione eventi Milano
  • Supporto all’organizzazione di seminari, eventi e corsi
  • Supporto all’organizzazione di retreat, giornate di team building e formazione aziendale

Sfera personale

  • Promemoria ricorrenze importanti: anniversari, compleanni, ecc.
  • Acquisto regali personali
  • Gestione telefonate personali
  • Gestione della tua to-do list personale
  • Prenotazione ristoranti e spettacoli per occasioni speciali
  • Prenotare visite mediche e servizi estetici (dentista, parrucchiere, ecc.)
  • Prenotazione di weekend fuori porta e vacanze familiari.