Segretaria Virtuale: come lavoro

Segretaria Virtuale VS. Segretaria tradizionale

Scegliere una Segretaria Virtuale ti consente di risparmiare più del 50% dei costi legati all’assunzione di una segretaria tradizionale, perché paghi solo le ore effettive di lavoro svolte, in base al pacchetto scelto.

Risparmi sui costi legati all’assunzione di un dipendente (ferie, malattia, TFR, contributi INPS, ecc.) e al mantenimento di un ufficio fisico (affitto, utenze e attrezzatura).

Puoi contare su una professionista già formata: ti basterà fornirle tutte le informazioni necessarie a svolgere il suo lavoro e potrai iniziare subito a delegarle alcune mansioni.

Infine, lavorare con una Segretaria Virtuale ti garantisce una collaborazione flessibile, che può variare in base ai tuoi carichi di lavoro: se il primo mese hai scelto un pacchetto da 20 ore, il secondo mese puoi ridurre o aumentare il numero di ore richieste, senza alcun problema.

Gli step per iniziare a lavorare con una Segretaria Virtuale

Iniziare a lavorare con una Segretaria Virtuale o un’Assistente Virtuale è molto semplice e rapido.

Seguiremo i seguenti step:

1- Consulenza gratuita su Skype

Durante questa consulenza telefonica gratuita, potremo conoscerci e confrontarci sui problemi che riscontri sul lavoro. Valuteremo insieme se posso diventare la tua Segretaria Virtuale.

2- Preventivo

Se dopo la consulenza su Skype sarai interessato a proseguire, ti invierò un preventivo personalizzato in base alle tue esigenze. Ad esempio, potrà essere un pacchetto mensile di ore (10,20,30), a forfait mensile, trimestrale, ecc.

3- Contratto di consulenza

Una volta scelto il tipo di pacchetto mensile più adatto a te, preparerò un contratto di consulenza, che regolerà i termini della nostra collaborazione, nel pieno rispetto della tua privacy e dei dati sensibili.

4- Pagamento acconto

Una volta firmato il contratto, il pagamento sarà anticipato e verrà saldato tramite bonifico.

5- Avvio lavori

In quest’ultima fase, mi fornirai tutte le informazioni necessarie all’avvio delle attività, incluse le credenziali di accesso alle piattaforme digitali utili a erogare i servizi richiesti (ad esempio, le credenziali di accesso alla tua casella di posta). In breve tempo, diventerò la tua Segretaria Virtuale.

Hai dubbi su quali compiti potresti affidarmi? Dai un'occhiata a quest'articolo, ti chiarirà le idee sulle mansioni da delegare subito a una segretaria virtuale!

I miei servizi di segretaria virtuale

Segreteria - Amministrazione

Di seguito alcuni esempi di attività che posso svolgere, mentre tu potrai concentrare sul tuo business.

Se non trovi quello che cerchi, non esitare a contattarmi!

  • Gestione agenda e calendario appuntamenti: pianifico in un calendario condiviso gli appuntamenti, riunioni o eventi a cui intendi partecipare.
  • Gestione email: rispondo, previa istruzione, alle email e richieste di informazioni da parte dei tuoi clienti.
  • Prenotazioni per pranzi o cene di lavoro: ricerco ristorante più adatto per portare i clienti a pranzo o a cena.
  • Redazione di documenti: redigo documenti, come lettere, convocazioni, verbali, ecc.;
  • Business Travel: ricerco un biglietto ferroviario o aereo, in modo tale da consentirti sempre di arrivare puntuale agli appuntamenti. Prenoto albergo più comodo o eventuale ristorante.
  • Note spese: inserisco o controllo dettagliatamente se gli importi inseriti nel documento sono corretti e se non ci sono anomalie.
  • Gestione scadenze, fatture e pagamenti: mi occupo con accuratezza di gestire le scadenze di fatture e pagamenti.
  • Invio fatture: mi occupo di inviare fatture, o qualora fosse necessario, sollecitare il pagamento delle fatture stesse.
  • Rapporti con il commercialista: mi rapporto con il tuo commercialista, fiscalista, per quanto riguarda l’ordinaria amministrazione.

Pianificazione e Organizzazione

  • Pianificazione cene aziendali, riunioni e workshop: contatto i partecipanti, predispongo i documenti necessari ed individuo la struttura più idonea.
  • Supporto all'organizzazione di corsi di formazione aziendale: gestisco le iscrizioni con relativo registro e questionario di valutazione, contatto i docenti e corsisti, gestisco gli spostamenti quando previsto per docenti, relatori e corsisti.  
  • Supporto all'organizzazione di piccoli eventi aziendali: aiuto ad individuare la struttura più idonea all'evento con relativi servizi di catering, noleggio attrezzature, ecc.;gestisco gli inviti e coordino gli spostamenti logistici di ospiti, partner, ecc.

Office Management

  • Gestisco gli uffici di dimensione medio/grande.
  • Supporto all'organizzazione delle attività di front office, segreteria e assistente di direzione.
  • Gestisco contratti attivi e monitoraggio scadenze e rinnovi.
  • Supporto all'organizzazione di corsi di formazione aziendale.
  • Cerco fornitori e richiedo preventivi.
  • Gestisco rapporti personale interno ed esterno: commercialista, fiscalista, ecc.
  • Organizzo selezione del personale.

Assistente Personale - Gestisco i tuoi impegni personali

  • Gestisco la tua agenda personale.
  • Gestisco promemoria ricorrenze importanti: compleanni, anniversari, ecc.
  • Amministro i tuoi pagamenti: fatture personali e fatture fornitori.
  • Prenoto ristoranti, spettacoli e mostre per occasioni speciali.
  • Prenoto visite mediche e servizi estetici: dentista, parrucchiere, ecc.
  • Organizzo weekend fuori porta e vacanze familiari.
  • Gestisco scadenze utenze e tasse.
  • Gestisco personale domestico: colf, autista, giardiniere, ecc.

 

TARIFFE

Di seguito le mie tariffe di riferimento su base oraria:

  • 10h al mese 300€ (pari a 30,00€/h)
  • 20h al mese 580€ (pari a 29,00€/h)
  • 30h al mese 840€ (pari a 28,00€/h)

ATTIVITA' A PROGETTO

Sono disponibile a stimare eventuali attività a progetto, da quotarsi sulla base delle effettive esigenze. Stimare tali attività prevede la necessità di poter definire con ragionevole esattezza portata, tempi e costi.