Segretaria Virtuale: come lavoro

I miei servizi di segretaria virtuale

Consulenze Online

1. CONSULENZA

Cosa e come delegare - 1 ORA SU SKYPE/ GOOGLE MEET 

Delegare non è mai facile, ci vuoi impegno, consapevolezza e tempo. Costituisce però un fattore di crescita determinante per la produttività del proprio business. 

Abitualmente si ha difficoltà a delegare perché si ha paura di farlo, non si sa da dove cominciare o a chi delegare. Con un pò di pazienza si può imparare.

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Durante la mia esperienza in Azienda come Assistente Direzionale ho lavorato a stretto contatto con diverse figure manageriali che erano sempre oberate di lavoro. Ora che lavoro con gli imprenditori e i liberi professionisti, mi sono resa conto di come anche loro siano alle prese con miriadi di attività quotidiane più o meno prioritarie. 

L’unica soluzione per alleggerire la tua mole di lavoro e concentrarti sulle decisioni importanti è la delega.

Con questa consulenza di un’ora via Skype/Google Meet ti aiuterò a capire l’importanza di saper delegare, cosa delegare e a chi. 

Fa per te se…
  1. SEI OBERATO DA TROPPE ATTIVITA’ OPERATIVE 

Ogni giorno di accorgi che un’eccessiva parte del tuo tempo lo dedichi alle attività operative, anziché sulle attività strategiche del tuo business: sviluppo commerciale, miglioramento dei prodotti/servizi e creazione di partnership. In questo modo perdi il controllo della tua attività, con la conseguenza di essere sempre stanco e nervoso.

  1. STAI LAVORANDO AD UN RITMO FRENETICO E RISCHI DI PERDERE DI VISTA I TUOI OBIETTIVI

Ti trovi spesso a lavorare di sera e durante il fine settimana. Passi da un'attività ad un’altra con il rischio di commettere errori. Ti senti stanco, preoccupato e fai fatica a concentrarti sul sull’espansione del tuo business: non trovi né il tempo né la giusta concentrazione. Il tuo business non cresce!

  1. SENTI CHE STAI TRASCURANDO LA TUA VITA PRIVATA

Non hai mai tempo per dedicarti al tuo sport preferito. Non parliamo di accompagnare tuo figlio a nuoto. Mettiamoci anche le uscite con tua moglie e gli amici che vedi ormai di rado. Il lavoro sta prendendo il sopravvento sulla tua vita personale.

COSA OTTERRAI DALLA CONSULENZA?
  1. Individuerai le attività delegabili, partendo da piccoli compiti.
  2. Scoprirai presto che tutti i compiti secondari o ripetitivi possono essere svolti da una persona fidata.
  3. Come individuare la persona giusta per delegare le attività?
COME SI SVOLGE LA CONSULENZA? 
  1. La consulenza avverrà via Google Meet / Skype e ha la durata di 1 ora durante la quale analizzeremo il tuo bisogno.
  2. Mi contatti compilando il form 
  3. Ti mando un breve questionario da compilare prima della sessione per capire meglio il tuo problema.
  4. Ti mando i dati per effettuare il pagamento con bonifico bancario. Dovrai inviarmi la copia dell’avvenuto bonifico.
  5. Fissiamo data ed orario in modo da inviarti un link per l’incontro.
  6. Se dovessi annullare la sessione prenotata comunicalo almeno 24 ore prima.

QUANTO COSTA - 1 ora di consulenza online costa 80€

PRENOTA ORA LA TUA CONSULENZA!

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2. CONSULENZA

To-do list cos’è e come utilizzarla nel tuo lavoro: 1 ORA SU SKYPE/ GOOGLE MEET 

La “to-do list” è uno strumento utile per riuscire ad essere meglio organizzati. E’ un promemoria per non dimenticare i vari impegni quotidiani, sia di lavoro che personali.

E’ il punto di partenza per migliorare l’organizzazione del proprio lavoro e aumentare la produttività.

COSA OTTERRAI DALLA CONSULENZA?
  1. Che cos’è una “to-do list”.
  2. Qual è il momento giusto per stilare la to-do list settimanale?
  3. Come deve essere organizzata una to-do list?
  4. Lista cartacea o elettronica?
COME SI SVOLGE LA CONSULENZA? 
  1. La consulenza avverrà via Google Meet / Skype e ha la durata di 1 ora durante la quale analizzeremo il tuo bisogno.
  2. Mi contatti compilando il form
  3. Ti mando un breve questionario da compilare prima della sessione per capire meglio il tuo problema.
  4. Ti mando i dati per effettuare il pagamento con bonifico bancario. Dovrai inviarmi la copia dell’avvenuto bonifico.
  5. Fissiamo data ed orario in modo da inviarti un link per l’incontro.
  6. Se dovessi annullare la sessione prenotata comunicalo almeno 24 ore prima.

QUANTO COSTA - 1 ora di consulenza online costa 80€

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Segreteria e Back Office

Di seguito alcuni esempi di attività che posso svolgere, mentre tu potrai concentrare sul tuo business.

Se non trovi quello che cerchi, non esitare a contattarmi!

  • Gestione agenda e calendario appuntamenti.
  • Gestione posta elettronica in/out.
  • Organizzazione riunioni e meeting.
  • Iscrizione a corsi e seminari.
  • Redazione di documenti.
  • Invio inviti e gestione risposte e conferme.
  • Supporto alla selezione delle candidature ritenute più idonee. 
  • Ricerca e prenotazione trasferte di lavoro: biglietti aerei, ferroviari e hotel.
  • Creazione e condivisione archivi online.
  • Ricerche online di vario tipo.
  • Supporto per la partecipazione a fiere o convegni.
  • Pianificazione cene aziendali, riunioni e workshop.
  • Supporto all'organizzazione di corsi di formazione aziendale.
  • Supporto all'organizzazione di eventi aziendali. 

 

Amministrazione

  • Gestione scadenze, fatture e pagamenti.
  • Gestione ordini e acquisti.
  • Gestione note spese.
  • Gestione insoluti.
  • Pagamenti online.
  • Ricerca fornitori e richiesta preventivi.
  • Rapporti con commercialista, fiscalista, fornitori e clienti.

 

Customer Care

  • Invio di proposte commerciali e preventivi.
  • Assistenza clienti via email: fornisco informazioni su prodotti e servizi.
  • Gestione reclami e critiche di clienti insoddisfatti. 

 

 

Office Management

  • Gestisco gli uffici di dimensione medio/grande.
  • Supporto all'organizzazione delle attività di front office, segreteria e assistente di direzione.
  • Gestisco contratti attivi e monitoraggio scadenze e rinnovi.
  • Supporto all'organizzazione di corsi di formazione aziendale.
  • Cerco fornitori e richiedo preventivi.
  • Gestisco rapporti personale interno ed esterno: commercialista, fiscalista, ecc.
  • Organizzo selezione del personale.

Assistente Personale - Gestisco i tuoi impegni personali

  • Gestisco la tua agenda personale.
  • Gestisco promemoria ricorrenze importanti: compleanni, anniversari, ecc.
  • Amministro i tuoi pagamenti: fatture personali e fatture fornitori.
  • Gestisco scadenze utenze e tasse.
  • Prenoto ristoranti, spettacoli e mostre per occasioni speciali.
  • Prenoto visite mediche e servizi estetici: dentista, parrucchiere, ecc.
  • Organizzo weekend fuori porta e vacanze familiari.

 

Attività su base oraria

Si tratta di pacchetti a consumo da 10, 20 o 30 ore al mese.

Pacchetto di 10 ore al mese a partire da 350€

Contattami per conoscere i prezzi ed un'offerta su misura.

 

Attività a progetto

Le attività a progetto saranno quotate sulla base delle esigenze effettive e secondo la reale possibilità di definire con ragionevole esattezza portata, tempi e costi.

 

Segretaria Virtuale VS Segretaria tradizionale

Scegliere una Segretaria Virtuale ti consente di risparmiare più del 50% dei costi legati all’assunzione di una segretaria tradizionale, perché paghi solo le ore effettive di lavoro svolte, in base al pacchetto scelto.

Risparmi sui costi legati all’assunzione di un dipendente (ferie, malattia, TFR, contributi INPS, ecc.) e al mantenimento di un ufficio fisico (affitto, utenze e attrezzatura).

Puoi contare su una professionista già formata: ti basterà fornirle tutte le informazioni necessarie a svolgere il suo lavoro e potrai iniziare subito a delegarle alcune mansioni.

Infine, lavorare con una Segretaria Virtuale ti garantisce una collaborazione flessibile, che può variare in base ai tuoi carichi di lavoro: se il primo mese hai scelto un pacchetto da 20 ore, il secondo mese puoi ridurre o aumentare il numero di ore richieste, senza alcun problema.

Gli step per iniziare a lavorare con una Segretaria Virtuale

Iniziare a lavorare con una Segretaria Virtuale o un’Assistente Virtuale è molto semplice e rapido.

Seguiremo i seguenti step:

1- Consulenza gratuita su Skype

Durante questa consulenza telefonica gratuita, potremo conoscerci e confrontarci sui problemi che riscontri sul lavoro. Valuteremo insieme se posso diventare la tua Segretaria Virtuale.

2- Preventivo

Se dopo la consulenza su Skype sarai interessato a proseguire, ti invierò un preventivo personalizzato in base alle tue esigenze. Ad esempio, potrà essere un pacchetto mensile di ore (10,20,30), a forfait mensile, trimestrale, ecc.

3- Contratto di consulenza

Una volta scelto il tipo di pacchetto mensile più adatto a te, preparerò un contratto di consulenza, che regolerà i termini della nostra collaborazione, nel pieno rispetto della tua privacy e dei dati sensibili.

4- Pagamento acconto

Una volta firmato il contratto, il pagamento sarà anticipato e verrà saldato tramite bonifico.

5- Avvio lavori

In quest’ultima fase, mi fornirai tutte le informazioni necessarie all’avvio delle attività, incluse le credenziali di accesso alle piattaforme digitali utili a erogare i servizi richiesti (ad esempio, le credenziali di accesso alla tua casella di posta). In breve tempo, diventerò la tua Segretaria Virtuale.

Hai dubbi su quali compiti potresti affidarmi? Dai un'occhiata a quest'articolo, ti chiarirà le idee sulle mansioni da delegare subito a una segretaria virtuale!