Il lavoro dell’Assistente Virtuale in Italia è ancora poco conosciuto. Così ho pensato di raccogliere qui tutte le domande più frequenti su questa professione, conosciuta anche con il nome di Virtual Assistant, o assistente personale da remoto.
Sei una segretaria che lavora da casa?
Non proprio, perché i compiti dell’Assistente Virtuale vanno oltre quelli di una semplice segretaria che lavora da remoto. L’Assistente Virtuale è un professionista in grado di guidare il cliente a soluzioni mirate per la crescita del suo Business.
L'Assistente Virtuale è una figura professionale molto versatile che, a seconda del tipo di esperienze lavorative pregresse, può svolgere diversi tipi di mansioni. Un Assistente Virtuale può occuparsi, per conto dei propri clienti, di amministrazione, segreteria, scrittura per il Web e gestione dei social media. Io ho scelto di offrire alla mia clientela dei servizi amministrativi, in virtù della mia esperienza come Executive Assistant e Office Manager.
Quale tipo di formazione hai per il ruolo di Assistente Virtuale?
Ho un’esperienza di quasi 20 anni come Office Manager e Assistente Direzionale, e ho svolto un corso per diventare Assistente Virtuale certificata.
Utilizzi degli strumenti particolari per lavorare da casa?
Grazie alle tecnologie digitali, la gestione di un team o di un ufficio da remoto non solo è possibile, ma è anche molto semplice! Per il mio lavoro di Assistente Virtuale uso delle App di Google (Calendar, Gmail, Drive), ma anche altri software come Lastpass e Trello. Se invece ho bisogno di parlare direttamente con i miei clienti o i loro collaboratori e fornitori, preferisco usare il telefono o Skype.
Quante ore a settimana lavori?
Essendo un' Assistente Virtuale freelance, ho la possibilità di organizzare la giornata lavorativa in base alle necessità del cliente e ai miei impegni personali. Se lavoreremo insieme, concorderemo uno o più incontri settimanali su Skype dove faremo il punto della situazione e pianificheremo tutte le azioni successive. Inoltre, per qualsiasi urgenza sarò sempre reperibile via email o tramite Skype.
Lavorerai esclusivamente per me?
Come tutti i liberi professionisti lavoro con più clienti, garantendo a ciascuno il massimo impegno e serietà professionale. A seconda del pacchetto che decidi di acquistare, dedico il numero di ore richieste alle mansioni di Assistente Virtuale che mi affidi, garantendoti un lavoro puntuale e preciso. La tua privacy e i tuoi dati sensibili sono al sicuro.
Se non ti vedo, come faccio a essere sicuro che lavorerai per me?
A differenza di un dipendente, l’Assistente Virtuale non ha la necessità di dover riempire giornate di 8 ore, e si pone come obiettivo il miglioramento della tua vita professionale e privata. Inoltre, il suo successo professionale dipende anche dai commenti positivi espressi dai suoi clienti. Un commento negativo potrebbe rovinare la sua reputazione, facendogli perdere dei potenziali clienti.
Se la giornata lavorativa di un dipendente è fatta anche di cali di produttività, distrazioni e pause più o meno consentite, l’Assistente Virtuale lavora per obiettivi. Svolge le sue mansioni nel modo più rapido ed efficiente possibile, perché il suo successo dipende dal tuo.
In quanto tempo puoi iniziare a lavorare per me?
Posso iniziare a migliorare la tua routine lavorativa già nell’arco di una settimana. Dopo un primo incontro conoscitivo gratuito su Skype, entro pochi giorni ti invierò un preventivo con la sintesi delle attività richieste, le modalità e i costi dei miei servizi di Assistente Virtuale.
Una volta approvato il preventivo, ti chiederò di firmare un contratto di consulenza che regola i termini della nostra collaborazione e tutela la tua privacy e i dati sensibili. A questo punto, potrai versare la caparra preventivamente concordata e pianificheremo un breve incontro su Skype, in cui mi fornirai tutte le informazioni necessarie a iniziare il mio lavoro di Assistente Virtuale.