Segreteria Virtuale: cos’è e come funziona

Le attività di segreteria virtuale sono simili a quelle svolte da una segretaria tradizionale, con l’unica differenza che vengono svolte a distanza e non presso la sede dell’azienda cliente. Una segretaria virtuale è una professionista in carne ed ossa che, a differenza della segretaria assunta come dipendente, opera come freelance. Lavora quindi per più clienti, per un numero di ore variabile a seconda delle loro esigenze.

In qualità di assistente virtuale certificata, mi occupo di alcune mansioni di segreteria virtuale per supportare imprenditori e liberi professionisti nella gestione del loro business. I miei servizi sono diversi da quelli offerti da call center remoti come Segretaria24 e 6inufficio. Queste aziende consentono alla loro clientela di indirizzare le chiamate esterne verso delle operatrici telefoniche che lavorano da remoto e rispondono alle varie richieste secondo le istruzioni ricevute. Solitamente, si rivolgono a queste aziende gli imprenditori che vogliono avere garantita una reperibilità telefonica costante, attivando il trasferimento di chiamata verso un centralino esterno.

Le mie attività di segreteria virtuale

Il mio ruolo di assistente e segretaria virtuale consiste nel supportare il business di imprese e liberi professionisti con un’ampia gamma di servizi di amministrazione e segreteria virtuale. Delegandomi alcune attività secondarie (ma ugualmente importanti per il buon andamento della loro impresa) i miei clienti ottengono più tempo e maggiori energie per focalizzarsi sui loro obiettivi e sulla crescita professionale. L’obiettivo dei miei servizi di segreteria virtuale è migliorare la loro qualità di vita:

  • Dal punto di vista professionale, i miei clienti ottengono maggiori risorse da dedicare alle attività cruciali per il successo del loro lavoro;
  • Dal punto di vista personale, hanno più tempo ed energie da dedicare alla famiglia, ai propri hobby/sport e al riposo.

Il traguardo finale di chi impara a delegare alcuni compiti ad un’assistente virtuale è avere tutta la concentrazione e la serenità necessarie per prendere decisioni importanti, ed essenziali per lo sviluppo strategico di un’impresa.

Chi può rivolgersi a una segretaria virtuale

I miei servizi di segreteria virtuale sono adatti alle piccole-medie imprese (PMI), alle startup e ai liberi professionisti che vogliono affidare alcune delle loro attività a una figura esterna, ottimizzando i costi. Puoi delegarmi alcune mansioni di segreteria virtuale se:

  • Hai appena aperto un’attività da freelance, un’azienda o una startup e non puoi accollarti i costi di una segretaria tradizionale, ma non vuoi rinunciare a una figura professionale competente.
  • Lavori da casa, o la tua azienda non ha una sede fisica, e vorresti una segretaria che lavora da remoto per risparmiare sulle spese di gestione di un ufficio.
  • Vorresti delegare alcune mansioni di segreteria e amministrazione ad un’altra persona solo durante i picchi di lavoro, quando sei troppo impegnato per occupartene.
  • Desideri liberarti di alcuni compiti che non ti piacciono o ti mettono in difficoltà.
segreteria virtuale
"La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che il pilota sei tu".
Michael Althsuler

5 buone ragioni per rivolgersi a una segretaria virtuale

Ecco 5 buone ragioni per affidarmi alcune attività di segreteria virtuale:

  1. Potrai concentrarti sugli aspetti più importanti della tua professione, quelli che determinano il successo della tua impresa: sviluppo commerciale, miglioramento dei prodotti/servizi, creazione di partnership, ecc.
  2. Potrai divertirti di più sul lavoro, occupandoti personalmente dei compiti che ti gratificano maggiormente e affidando a un esperto quelli che ti infastidiscono.
  3. Guadagnerai la serenità e la concentrazione necessarie a individuare nuove opportunità di business e a trarne profitto.
  4. Potrai finalmente dedicare del tempo a quello sport/hobby che hai abbandonato da mesi.
  5. La sera e i weekend saranno dedicate esclusivamente alla tua famiglia, al relax e al divertimento.

 

I miei servizi di segreteria virtuale

 Le mie attività di segreteria virtuale comprendono:

Ricerca

In qualità di segretaria virtuale mi posso occupare della ricerca di fornitori, della richiesta di preventivi, del reperimento e della prenotazione di spazi di coworking aziendale. In generale, posso svolgere ricerche sul Web di vario genere per conto del cliente.

Acquisti e pagamenti

Gestisco tutte le mansioni di segretariato e amministrazione tipiche di una segretaria tradizionale:

  • Note spese e report;
  • Preventivi, ordini e acquisti;
  • Acquisto di regali aziendali;
  • Pagamenti e solleciti;
  • Fatturazione e archiviazione documenti;
  • Contrattualistica, gestione scadenze e rinnovi.

Posta elettronica

Mi occupo della gestione della casella di posta elettronica dei miei clienti, in particolare:

  • Gestisco le email in arrivo e creo dei filtri/regole per lo smistamento dei messaggi;
  • Organizzo la profilazione dei contatti in rubrica;
  • Creo delle email di risposta standard per alcune categorie di messaggi ricorrenti.

Calendario

Organizzo l’agenda e gli appuntamenti dei miei clienti, in particolare:

  • Ricordo al cliente le scadenze e gli eventi importanti;
  • Pianifico riunioni, pranzi e cene di lavoro;
  • Gestisco l’iscrizione a corsi e seminari.

Viaggi e trasferte aziendali

Tra le attività di segreteria virtuale che svolgo c’è la pianificazione di viaggi e trasferte in Italia o all’estero:

  • Acquisto biglietti ferroviari e aerei;
  • Comparo i prezzi e i servizi di alberghi e ristoranti diversi ai fini della prenotazione;
  • Prenoto i transfer per/da aeroporto, taxi e auto a noleggio.

 Corsi ed eventi

Mi occupo dell'organizzazione di eventi a Milano in prima persona: faccio dei sopralluoghi preliminari per valutare la possibile location e garantisco la mia presenza fisica il giorno dell’evento, per gestirne tutti gli aspetti logistici.

Per gli eventi e i corsi fuori dal comune di Milano, fornisco supporto a distanza per il planning di giornate di retreat, team building e formazione aziendale.

Sfera personale

In qualità di Virtual Assistant, fornisco anche alcuni di servizi legati alla vita privata dei miei clienti, in particolare:

  • Invio un promemoria delle ricorrenze personali importanti, come anniversari e compleanni;
  • Compro dei regali personali (online o in negozi fisici) secondo le indicazioni del cliente;
  • Prenoto ristoranti e spettacoli per occasioni speciali;
  • Prenoto visite mediche e servizi estetici;
  • Organizzo vacanze e weekend in Italia o all’estero.

 

Iniziamo a collaborare!

 Iniziare ad affidarmi alcune mansioni di segreteria virtuale è molto semplice:

  1. Durante una consulenza gratuita su Skype, mi racconti quali sono le principali difficoltà che riscontri nel tuo lavoro. Ti dirò se posso supportarti in alcune attività di segreteria virtuale.
  2. Preparo un preventivo in base alle tue richieste, basato su un pacchetto mensile di ore, a forfait mensile in cui lavorerò esclusivamente per te.
  3. Una volta confermato il preventivo, firmiamo un contratto di consulenza che regola i termini della nostra collaborazione e tutela la tua privacy e i dati sensibili.
  4. Il pagamento sarà anticipato e verrà saldato tramite bonifico. A seguire mi fornisci tutte le informazioni utili per iniziare a lavorare per te: dettagli sui compiti da svolgere, credenziali di accesso alle varie piattaforme online, ecc.

 

I pacchetti mensili

I miei pacchetti mensili di segretaria virtuale comprendono un numero di ore in cui lavorerò esclusivamente per te. In questo modo avrai la garanzia di un lavoro di segreteria virtuale svolto con la massima precisione e professionalità.

Ecco alcuni esempi di pacchetti mensili, personalizzabili in base alle tue esigenze:

Pacchetto 10 ore

Questa soluzione è pensata per i freelance che vogliono esternalizzare alcune delle loro attività, limitando i costi. Un esempio di utilizzo del Pacchetto Professionista può essere la creazione di preventivi e la fatturazione mensile.

Numero ore incluse: 10

Pacchetto 20 ore

Questo pacchetto è perfetto per le giovani aziende, che hanno bisogno di delegare alcune mansioni di segreteria e amministrazione senza incorrere nei costi fissi legati all’assunzione di personale dipendente.

Numero ore incluse: 20

Pacchetto 30 ore

Questa soluzione permette alle aziende di piccole-medie dimensioni di sostituire o integrare la figura della segretaria tradizionale con quella di una segretaria virtuale. Un esempio di utilizzo di questo pacchetto può essere la gestione della posta elettronica, degli appuntamenti e delle note spese del titolare dell’azienda, e la pianificazione delle sue trasferte lavorative.

Ore incluse: 30

 

La mia esperienza sul campo

 Grazie a un’esperienza di 15 anni come Assistente alla Direzione e Office Manager, conosco tutti gli aspetti legati al ruolo di una segretaria o assistente personale. Sono una professionista precisa, efficiente e orientata al risultato, e durante la mia esperienza lavorativa ho sviluppato competenze avanzate di segreteria, amministrazione e personal assistant. Leggi le testimonianze di chi ha lavorato insieme a me.

 

Lavoro con Francesca Bertoldi, la mia business assistant, oramai da diversi mesi. Francesca è una persona altamente professionale, attenta ai dettagli e molto puntuale. Grazie al suo supporto, sono in grado di gestire le mie attività in modo più efficace e di migliorare la qualità del mio tempo.

Francesca è estremamente organizzata e non si dimentica mai di nulla, il che la rende una risorsa inestimabile per il mio business. Sia che si tratti di pianificare riunioni, gestire la corrispondenza o tenere traccia dei miei impegni, Francesca è sempre pronta ad aiutare e svolge ogni compito con grande precisione.

Inoltre, la sua attenzione ai dettagli è stata fondamentale per assicurare la qualità del lavoro che facciamo insieme. Grazie alla sua cura per i dettagli, sono in grado di concentrarmi sui miei obiettivi principali, sapendo che Francesca sta prendendosi cura di tutto il resto.

In sintesi, sono molto soddisfatto di lavorare con Francesca e la raccomanderei senza esitazione a chiunque sia alla ricerca di un business assistant affidabile, professionale e altamente motivata.
Grazie, Francesca, per il tuo grande supporto!

Paolo Visintin Telco Expert - Aiutiamo Telco, System Integrators e Service Providers ad innovare creando servizi di valore aggiunto tramite la metodologia Lean

Francesca è stata per me un incontro prezioso che ha migliorato in modo sensibile l’efficienza e l’organizzazione del mio tempo, potendo in alcuni casi delegarle completamente alcune attività, in altri averla come preziosa collaboratrice. Seria, professionale, affidabile e sempre disponibile riesce a raggiungere gli obiettivi con pazienza e determinazione. Ne apprezzo inoltre la versatilità visto che con successo mi ha supportato sia in attività tradizionalmente segretariali che in attività più personali e meno facilmente delegabili.

Gaudiana Giusti Of Counsel and Independent Director

Lavorare con Francesca è stato molto semplice da subito.
Estremamente precisa e versatile mi ha aiutato a portare avanti molti progetti in sospeso da tempo.

Serena Maria Wanda Poletto Ghella Direttore Creativo - Responsabile Comunicazione presso IACC Italia

Francesca è la migliore Assistente Virtuale che possiate sperare di incontrare sul mercato. Seria, professionale, affidabile, disponibile e con esperienza da vendere. Ho avuto l’opportunità di avvalermi di diversi/e esperti/e del settore nel corso della mia vita professionale e non tornerei mai indietro!

Luca Taglialatela Consulenza di Fiscalità Internazionale | Il primo consulente a portare il concetto di Flag Theory in Italia |+ 1000 imprenditori aiutati

Francesca è una professionista lucida e che sa come ottenere e far ottenere i giusti risultati. Mi ha colpito la chiarezza e la concretezza delle sue azioni, questo deriva dalla sua esperienza pluriennale nel settore.

Valentina Vandilli LinkedIn Trainer | Consulente | Docente | Speaker | Autrice dei libri LinkedIn Formula e LinkedIn per Studenti

 

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