Segreteria virtuale: cos’è e come funziona

Le attività di segreteria virtuale sono simili a quelle svolte da una segretaria tradizionale, con l’unica differenza che vengono svolte a distanza e non presso la sede dell’azienda cliente. Una segretaria virtuale è una professionista in carne ed ossa che, a differenza della segretaria assunta come dipendente, opera come freelance. Lavora quindi per più clienti, per un numero di ore variabile a seconda delle loro esigenze.

In qualità di assistente virtuale certificata, mi occupo di alcune mansioni di segreteria virtuale per supportare imprenditori e liberi professionisti nella gestione del loro business. I miei servizi sono diversi da quelli offerti da call center remoti come Segretaria24 e 6inufficio. Queste aziende consentono alla loro clientela di indirizzare le chiamate esterne verso delle operatrici telefoniche che lavorano da remoto e rispondono alle varie richieste secondo le istruzioni ricevute. Solitamente, si rivolgono a queste aziende gli imprenditori che vogliono avere garantita una reperibilità telefonica costante, attivando il trasferimento di chiamata verso un centralino esterno.

Le mie attività di segreteria virtuale

Il mio ruolo di assistente e segretaria virtuale consiste nel supportare il business di imprese e liberi professionisti con un’ampia gamma di servizi di amministrazione e segreteria virtuale. Delegandomi alcune attività secondarie (ma ugualmente importanti per il buon andamento della loro impresa) i miei clienti ottengono più tempo e maggiori energie per focalizzarsi sui loro obiettivi e sulla crescita professionale. L’obiettivo dei miei servizi di segreteria virtuale è migliorare la loro qualità di vita:

  • Dal punto di vista professionale, i miei clienti ottengono maggiori risorse da dedicare alle attività cruciali per il successo del loro lavoro;
  • Dal punto di vista personale, hanno più tempo ed energie da dedicare alla famiglia, ai propri hobby/sport e al riposo.

Il traguardo finale di chi impara a delegare alcuni compiti ad un’assistente virtuale è avere tutta la concentrazione e la serenità necessarie per prendere decisioni importanti, ed essenziali per lo sviluppo strategico di un’impresa.

Chi può rivolgersi a una segretaria virtuale

I miei servizi di segreteria virtuale sono adatti alle piccole-medie imprese (PMI), alle startup e ai liberi professionisti che vogliono affidare alcune delle loro attività a una figura esterna, ottimizzando i costi. Puoi delegarmi alcune mansioni di segreteria virtuale se:

  • Hai appena aperto un’attività da freelance, un’azienda o una startup e non puoi accollarti i costi di una segretaria tradizionale, ma non vuoi rinunciare a una figura professionale competente.
  • Lavori da casa, o la tua azienda non ha una sede fisica, e vorresti una segretaria che lavora da remoto per risparmiare sulle spese di gestione di un ufficio.
  • Vorresti delegare alcune mansioni di segreteria e amministrazione ad un’altra persona solo durante i picchi di lavoro, quando sei troppo impegnato per occupartene.
  • Desideri liberarti di alcuni compiti che non ti piacciono o ti mettono in difficoltà.
segreteria virtuale
"La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che il pilota sei tu".
Michael Althsuler

5 buone ragioni per rivolgersi a una segretaria virtuale

Ecco 5 buone ragioni per affidarmi alcune attività di segreteria virtuale:

  1. Potrai concentrarti sugli aspetti più importanti della tua professione, quelli che determinano il successo della tua impresa: sviluppo commerciale, miglioramento dei prodotti/servizi, creazione di partnership, ecc.
  2. Potrai divertirti di più sul lavoro, occupandoti personalmente dei compiti che ti gratificano maggiormente e affidando a un esperto quelli che ti infastidiscono;
  3. Guadagnerai la serenità e la concentrazione necessarie a individuare nuove opportunità di business e a trarne profitto.
  4. Potrai finalmente dedicare del tempo a quello sport/hobby che hai abbandonato da mesi;
  5. La sera e i weekend saranno dedicate esclusivamente alla tua famiglia, al relax e al divertimento.

 

I miei servizi di segreteria virtuale

 Le mie attività di segreteria virtuale comprendono:

Ricerca

In qualità di segretaria virtuale mi posso occupare della ricerca di fornitori, della richiesta di preventivi, del reperimento e della prenotazione di spazi di coworking aziendale. In generale, posso svolgere ricerche sul Web di vario genere per conto del cliente.

Acquisti e pagamenti

Gestisco tutte le mansioni di segretariato e amministrazione tipiche di una segretaria tradizionale:

  • Note spese e report;
  • Preventivi, ordini e acquisti;
  • Acquisto di regali aziendali;
  • Pagamenti e solleciti;
  • Fatturazione e archiviazione documenti;
  • Contrattualistica, gestione scadenze e rinnovi.

Posta elettronica

Mi occupo della gestione della casella di posta elettronica dei miei clienti, in particolare:

  • Gestisco le email in arrivo e creo dei filtri/regole per lo smistamento dei messaggi;
  • Organizzo la profilazione dei contatti in rubrica;
  • Creo delle email di risposta standard per alcune categorie di messaggi ricorrenti.

Calendario

Organizzo l’agenda e gli appuntamenti dei miei clienti, in particolare:

  • Ricordo al cliente le scadenze e gli eventi importanti;
  • Pianifico riunioni, pranzi e cene di lavoro;
  • Gestisco l’iscrizione a corsi e seminari.

Viaggi e trasferte aziendali

Tra le attività di segreteria virtuale che svolgo c’è la pianificazione di viaggi e trasferte in Italia o all’estero:

  • Acquisto biglietti ferroviari e aerei;
  • Comparo i prezzi e i servizi di alberghi e ristoranti diversi ai fini della prenotazione;
  • Prenoto i transfer per/da aeroporto, taxi e auto a noleggio.

 Corsi ed eventi

Mi occupo dell'organizzazione di eventi a Milano in prima persona: faccio dei sopralluoghi preliminari per valutare la possibile location e garantisco la mia presenza fisica il giorno dell’evento, per gestirne tutti gli aspetti logistici.

Per gli eventi e i corsi fuori dal comune di Milano, fornisco supporto a distanza per il planning di giornate di retreat, team building e formazione aziendale.

Sfera personale

In qualità di Virtual Assistant, fornisco anche alcuni di servizi legati alla vita privata dei miei clienti:

  • Invio un promemoria delle ricorrenze personali importanti, come anniversari e compleanni;
  • Compro dei regali personali (online o in negozi fisici) secondo le indicazioni del cliente;
  • Prenoto ristoranti e spettacoli per occasioni speciali;
  • Prenoto visite mediche e servizi estetici;
  • Organizzo vacanze e weekend in Italia o all’estero;
  • Acquisto pacchetti personalizzati di Yoga, Shiatsu o massaggi (solo nel Comune di Milano).

 

Iniziamo a collaborare!

 Iniziare ad affidarmi alcune mansioni di segreteria virtuale è molto semplice:

  1. Durante una consulenza gratuita su Skype, mi racconti quali sono le principali difficoltà che riscontri nel tuo lavoro. Ti dirò se posso supportarti in alcune attività di segreteria virtuale.
  2. Preparo un preventivo in base alle tue richieste, basato su un pacchetto mensile di ore in cui mi lavorerò esclusivamente per te.
  3. Una volta confermato il preventivo, firmiamo un contratto di consulenza che regola i termini della nostra collaborazione e tutela la tua privacy e i dati sensibili.
  4. Versi una caparra confirmatoria pari al 50% del prezzo del pacchetto scelto, e mi fornisci tutte le informazioni utili per iniziare a lavorare per te: dettagli sui compiti da svolgere, credenziali di accesso alle varie piattaforme online, ecc.

 

Tariffe segreteria virtuale: i pacchetti mensili

I miei pacchetti mensili di segretaria virtuale comprendono un numero di ore in cui lavorerò esclusivamente per te. In questo modo avrai la garanzia di un lavoro di segreteria virtuale svolto con la massima precisione e professionalità.

Ecco alcuni esempi di pacchetti mensili, personalizzabili in base alle tue esigenze:

Pacchetto 10 ore

Questa soluzione è pensata per i freelance che vogliono esternalizzare alcune delle loro attività, limitando i costi. Un esempio di utilizzo del Pacchetto Professionista può essere la creazione di preventivi e la fatturazione mensile.

Numero ore incluse: 10

Costo: 300 €

Pacchetto 20 ore

Questo pacchetto è perfetto per le giovani aziende, che hanno bisogno di delegare alcune mansioni di segreteria e amministrazione senza incorrere nei costi fissi legati all’assunzione di personale dipendente.

Numero ore incluse: 20

Costo: 580 €

Pacchetto 30 ore

Questa soluzione permette alle aziende di piccole-medie dimensioni di sostituire o integrare la figura della segretaria tradizionale con quella di una segretaria virtuale. Un esempio di utilizzo di questo pacchetto può essere la gestione della posta elettronica, degli appuntamenti e delle note spese del titolare dell’azienda, e la pianificazione delle sue trasferte lavorative.

Ore incluse: 30

Costo: 840 €

 

La mia esperienza sul campo

 Grazie a un’esperienza di 15 anni come Assistente alla Direzione e Office Manager, conosco tutti gli aspetti legati al ruolo di una segretaria o assistente personale. Sono una professionista precisa, efficiente e orientata al risultato, e durante la mia esperienza lavorativa ho sviluppato competenze avanzate di segreteria, amministrazione e contabilità. Leggi le testimonianze di chi ha lavorato insieme a me.

 

Francesca si è rivelata una collaboratrice di grande valore reagendo con tempestività e professionalità alle esigenze che di volta in volta le andavo ad esporre. E’ attenta e precisa nel suo lavoro, trova sempre una soluzione per tutto! Un aiuto essenziale in azienda

Daniele Migliavacca Senior Manager presso Pwc Italia

Francesca è stata mia collega durante la mia esperienza in Be Consulting e non posso non sottolineare le grandi doti organizzative e la grande disponibilità e rapidità nel rispondere in maniera efficace e puntuale a tutte le mie richieste. Inoltre ha sempre mostrato capacità di problem solving nel gestire situazioni inattese che si sono alcune volte manifestate

Luca Valerio Alloro CEO Gusto SA

Lavorando nella stessa azienda ho avuto modo di avvalermi della professionalità di Francesca, constatando puntualmente precisione e capacità organizzativa.

Davide Silvestro IT Consultant (on Infor ERP Visual) c/o Praxis Calcolo SpA

Con Francesca siamo stati colleghi in Be Solution e devo sicuramente riconoscerle una grande capacità organizzativa oltre che una totale disponibilità a rispondere in tempi rapidi a qualsiasi richiesta le venisse fatta.

Marzio Gasparini Service Delivery Manager c/o Altea Digital

Ho avuto occasione di tenere un corso sul project management nella sua azienda e ho potuto notare la sua efficacia nel risolvere/gestire situazioni e la sua elevata capacità nell’organizzare/pianificare. Francesca è una risorsa decisamente affidabile e precisa.

Antonio Marino Senior Manager di ACT Point

 

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