Che si tratti di documenti di lavoro o personali, quante volte nel cercare un documento perdiamo tanto tempo e spesso non riusciamo a trovarlo. Eravamo convinti di averlo appoggiato sulla scrivania ma non l’ho troviamo ed invece scopriamo una serie di fogli e non quello che cercavamo.
Purtroppo al giorno d’oggi si ha ancora tanta carta da gestire senza riuscire a sistemarla al meglio. Mancanza di tempo o di pigrizia? Non è solo questo, direi piuttosto mancanza di ORGANIZZAZIONE.
Di seguito, voglio illustrarvi qualche dritta per non trovarsi sommersi dalla propria carta.
Appena ricevete un documento cartaceo è utile capire dove posizionarlo per non perderlo di vista. Se ad esempio, è una bolletta, andrà inserita in un portadocumenti da tavolo dove si avrà applicata l’etichetta “documenti in entrata”. Saremo quindi in grado di avere tutto sotto controllo. I documenti in uscita saranno già stati gestiti e archiviati nel raccoglitore predestinato.
Per la gestione di tutti i documenti cartacei è consigliato predisporre un archivio cartaceo: acquisteremo dei raccoglitori che divideremo in:
1. bollette varie e spese condominiali;
2. banca, assicurazione;
3. commercialista, documentazione lavoro come ad esempio buste paga;
4. visite mediche, ecc.
In questo modo i documenti si troveranno in maniera facile e veloce. Ricordatevi che appena riceverete un nuovo documento, esso dovrà essere inserito nella categoria giusta. Qualora non ci fosse è necessario crearla.
- Inserire nei raccoglitori dei cartoncini colorati dove saranno scritte la categoria e la sottocategoria, come ad esempio: “commercialista”, sottocategoria “Dichiarazione dei redditi anno 2016”, ecc.
- Tra una categoria e l’altra verranno inserite delle cartelline trasparenti dove inseriremo tutti i documenti in ordine cronologico.
Cerco sempre di acquistare faldoni colorati in quanto adoro i colori ed è bello vedere, visto lo spazio piccolo delle nostre abitazione, raccoglitori vivacemente colorati. Ci trasmettono un senso di allegria.
Purtroppo, alcuni documenti cartacei, come ad esempio quelli che spesso riceviamo dalla banca, comportano l’obbligo di conservazione per almeno 10 anni.
Dove archiviare i documenti cartacei?
Una volta terminato l’anno in corso, si prenderanno i faldoni per posizionarli in uno spazio facile da raggiungere, che potrebbe essere una mensola o un armadio dedicato all’archiviazione.
Archivio online
Io vi consiglio Google Drive: si accede dopo aver creato il proprio account Gmail. Si ottengono subito 15 GB gratuiti di archiviazione. Tutti i documenti andranno scansionati e archiviati in una cartella, dove saranno salvati con il loro nome. Anche qui ci saranno dei sotto task ad esempio: documento sig. rossi, sotto task : parenti sig. Rossi. Si possono caricare anche foto personali, insomma qualsiasi file. Molto semplice e veloce.
Perché Google Drive?
Google drive è estremamente utile per creare documenti condivisi con altre persone. Non si perde tempo nell’inviare via email i documenti come allegati, ma si può incorporare direttamente il link al documento stesso (evitando così di mandare email con allegati enormi, che intasano la casella di posta di chi li riceve).
Con questo strumento le persone possono condividere documenti in tempo reale e fare correzioni a più mani, contemporaneamente. Inoltre tutti i documenti saranno archiviati in totale sicurezza nel cloud di Google e non incorrerete mai nel rischio di smarrirli o di dimenticare di farne delle copie di salvataggio, perché la conservazione, il versionamento ed i backup saranno del tutto automatici.
E voi che metodo di archiviazione utilizzate? Scrivetemi due righe!