Siamo sempre così indaffarati tra riunioni, conference-call, viaggi di lavoro che spesso e volentieri scriviamo i nostri appuntamenti su dei post-it o dei pezzi di carta volanti. Facendo così rischiamo di dimenticarci di riportare gli appuntamenti di lavoro sulla nostra agenda o calendario, rischiando di fare pessime figure con colleghi e clienti.
1. Come possiamo organizzarci più efficacemente?
Personalmente uso sia l’agenda cartacea, sia il calendario di Google. Prendo nota sempre di tutto: dagli impegni personali agli appuntamenti di lavoro. La scelta tra strumento cartaceo o elettronico dipende da come poi intendo processare l’appuntamento. Ad esempio, se devo includere altre persone, ricevere degli allarmi, organizzare una call Skype o un Google Hangout, allora inserisco l’evento direttamente nel mio Google Calendar.
2. Perché Google Calendar e come si utilizza?
E’ uno strumento utile e facile con cui lavorare. Basta registrarsi con il proprio account Google (si crea in 5 minuti) da:
- https://accounts.google.com. Successivamente si accede alla URL www.google.com/calendar e appare il proprio calendario.
Ci si troverà una pagina del calendario settimanale, ma cliccando in alto a destra appare una schermata che fornisce la possibilità di cambiare la vista in “giorno”, “mese”, “5 giorni”, “agenda”, ecc.
Se vogliamo creare un nuovo calendario basta cliccare sulla freccia a sinistra “i miei calendari” e apparirà “crea nuovo calendario”.
Quando decidiamo di inserire un meeting in un determinato giorno, posizioniamoci sulla data prescelta. Cliccando si aprirà una schermata dove potremo inserire:
- es. “Meeting con dott. Bianchi”;
- giorno ed ora (è previsto fuso orario);
- dove (indirizzo, città);
- descrizione evento (ad esempio: Incontro per discutere fusione Aziendale);
- colore evento (per evidenziarlo rispetto ad altri incontri);
- notifiche (ad esempio, se desideriamo che il Calendar ci ricordi l’incontro 30 o 10 minuti prima);
- visibilità del calendario (se deve essere visibile l’incontro e a chi);
- invitati (se vuoi aggiungere altre persone all’evento).
3. Cosa si può inserire sul calendario?
Si possono allegare documenti di Google Drive o documenti presi dal proprio computer. Altresì, c’è la possibilità di aggiungere all’evento una videochiamata con Google Hangouts.
4. Si può condividere il calendario?
Certo, è fattibile condividere il calendario: basta aggiungere l’indirizzo email delle persone che desideriamo invitare. E’ inoltre possibile, in via facoltativa, consentire agli invitati di proporre date differenti.
E tu, quale calendario utilizzi? Ti trovi bene? Se hai voglia scrivimi due righe.