Siamo proprio sicuri di gestire le email in modo efficiente?

Email

Quante email durante il giorno riceviamo? Tante, troppe e spesso non riusciamo a gestirle come vorremmo.

Vediamo insieme come riuscire ad amministrare al meglio la nostra casella di posta elettronica, in modo tale da non sprecare tutta la giornata a rispondere alle varie email.

Uno strumento adatto per la gestione della posta elettronica è Gmail di Google: ha una spazio illimitato, un filtro anti spam efficace ed è facile archiviare le email tramite etichette che si possono personalizzare. Google mette a disposizione una serie di strumenti integrati, come ad esempio Google Drive, utile per elaborare ed archiviare i documenti e compatibile con Microsoft Word, Excel e Powerpoint.

Al mattino dopo aver consultato la propria DO TO LIST, si andrà ad aprire la posta elettronica.

A questo punto nel visualizzare la posta elettronica, dovremmo essere in grado di distinguerle in:

  1. Email che richiedono una risposta immediata perché urgenti: si risponderà in maniera concisa senza dilungarsi troppo, una email troppo lunga annoia l’interlocutore.
  2. Email non urgenti: decideremo quando rispondere, magari in tarda mattinata o nel primo pomeriggio o nei giorni a venire.
  3. Invece le email di spam: vanno immediatamente cestinate.

Vi consiglio di togliere le notifiche sonore della posta elettronica e dei Social Network dal proprio smartphone, in maniera tale da non subire inutili distrazioni al di fuori dei momenti di lettura prestabiliti.

Quando è utile leggere la posta elettronica?

Non è utile leggere in continuazione la posta elettronica perché diventa una continua fonte di distrazione, dobbiamo quindi darci dei tempi per elaborare i messaggi in sessioni, ad esempio tre o quattro volte al giorno. Facendo così non interrompiamo continuamente il nostro lavoro, rimanendo concentrati su quello che stiamo facendo.

Email non lette, non urgenti

Tutte le email che non abbiamo ancora letto perchè non sono urgenti dovranno essere lasciate nella posta di arrivo, re-impostandole come non lette. Avremo il tempo di leggerle e rispondere durante la giornata o nei giorni a venire.

Archiviare email

Dopo aver risposto alle varie email è utile archiviarle, esiste la funzione archivio nella posta di Gmail. Non è indispensabile, ma diminuisce la confusione nella casella di posta.

Delegare

Sarebbe molto utile avere qualcuno che vi possa aiutare nella gestione della posta elettronica. Per esempio, un’ Assistente Virtuale adeguatamente istruita sulle vostre priorità e preferenze, potrebbe rispondere ad alcune delle vostre email, cancellare lo spam e archiviare ordinatamente la corrispondenza ed eventuali allegati, in modo da rendere future ricerche più agevoli e veloci.

Hai altri suggerimenti per gestire la posta elettronica? Se hai voglia scrivimi due righe.

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