Al giorno d’oggi abbiamo la possibilità di utilizzare differenti dispositivi per la nostra comunicazione. Il telefono rappresenta il mezzo di comunicazione più usato, rimanendo però una delle principali cause di perdita di tempo.
Ci sono situazioni dove è necessario utilizzare questo strumento, ma è utile cercare di adottare alcuni accorgimenti per rendere la comunicazione più efficace.
1. Valutare la possibilità di inviare una email
Valutare se sia meglio utilizzare come mezzo di comunicazione una email e non una chiamata. La mail è un tipo di comunicazione asincrona che consente all’interlocutore di rispondere in tempi e modi differiti.
2. Organizzare le chiamate in uscita
Preparando su un foglio i punti salienti del discorso, eviteremo di dimenticare gli aspetti importanti e renderemo la comunicazione più incisiva. Se invece riceviamo una telefonate starà a noi valutarne l’urgenza ed eventualmente decidere di differirla a momenti successivi, chiedendo al nostro interlocutore la cortesia di poterlo richiamare successivamente.
3. Accorpare le chiamate
Pianificando a calendario le chiamate in momenti prestabiliti, potremo accorparle ed eviteremo di essere costantemente distratti dalle nostre altre attività, le quali spesso richiedono momenti di concentrazione indisturbata.
4. Disattivare le notifiche
Per mia esperienza è estremamente utile disattivare tutte le notifiche sonore del cellulare. Senza che ce ne accorgiamo le notifiche infatti catturano costantemente la nostra attenzione, consumando energie preziose. A lavoro terminato potremo visualizzare tutte le notifiche in una sola volta, dedicando qualche minuto alla consultazione dei messaggi più importanti, prendendoci quindi una pausa dal lavoro per leggere i messaggi degli amici o qualche divertente post su i vari social network.
5. Delegare le chiamate ad un’Assistente Virtuale
In qualità di Segretaria Virtuale potrò contattare i vostri clienti, sia per organizzare appuntamenti di lavoro, sia per aiutarvi nel comunicare informazioni commerciali.
Come riuscite a gestire al meglio le vostre telefonate senza perdere tempo? Fatemelo sapere lasciando i vostri commenti qui sotto: sarò molto contenta di poterli leggere.