Quante volte mi sono sentita dire: devo organizzare una riunione di lavoro, ma da dove comincio? Chi non ha a disposizione un collaboratore è costretto ad occuparsi della preparazione da solo ed è facile che, per mancanza di organizzazione o esperienza, saltare qualche passaggio fondamentale.
Perché nelle aziende è necessario organizzare riunioni di lavoro? Per fare il punto della situazione, per capire come presentare al pubblico il lancio di un determinato prodotto o semplicemente perché ci sono dei clienti in sede.
Dopo aver capito il tipo di riunione da predisporre, vediamo insieme come pianificare al meglio.
Le tre attività importanti da svolgere prima di inoltrare l’invito alla riunione sono:
- lista dei partecipanti: sarà coinvolto esclusivamente il gruppo di lavoro interessato agli argomenti che si andranno a trattare. Potrebbe essere scontato, ma alle volte si invitano persone che non dovrebbero esserci, facendogli perdere solo tempo.
- luogo della riunione: se il gruppo dei partecipanti è ristretto si utilizza una sala meeting o sala corsi della propria azienda. Qualora non ci fosse una sala idonea ad ospitare il numero dei partecipanti, bisogna cercare una struttura, come ad esempio la sala congressi di un Hotel o lo spazio coworking. Per i dipendenti non ubicati in sede è utile connettersi in VDC (video-conferenza) in modo tale da risparmiare tempo e costi per il trasporto.
- ordine del giorno: è fondamentale stilare una lista dei punti importanti da discutere all’incontro, per focalizzarsi sugli obiettivi che vogliamo raggiungere. Mi faccio sempre comunicare l’oggetto dell’incontro in maniera tale da informare i partecipanti.
Dopo che si sono messi a fuoco questi tre punti, si inoltra l’invito specificando: giorno, orario, luogo e oggetto dell’incontro. Si attenderà la conferma dei partecipanti (inserire sempre entro quanto confermare) e si predisporrà la sala riunioni con un piccolo coffee break. Cerchiamo di sapere in anticipo se qualche partecipante abbia intolleranze alimentari.
Materiale indispensabile per una riunione di lavoro
Ogni partecipante avrà a disposizione un block notes, penna o matita e un po’ d’acqua.
Nella sala riunioni saranno presenti:
- pc con relative slide;
- lavagna con pennarelli;
- sistema di videoconferenza e conference-call;
- microfono.
I partecipanti che non sono residenti in città?
Grazie alla tecnologia è possibile collegarsi in VDC. Qualora non fosse disponibile si può utilizzare Skype od un altro sistema di “conference-call”.
E’ necessario monitorare il tempo in una riunione?
Iniziare puntuali è sinonimo di professionalità. Sarebbe utile riuscire a terminare la riunione in orario o addirittura in anticipo in modo tale da lasciare spazio ad eventuali interventi di tutti i partecipanti.
Coffee break: è così importante?
Ritengo sia indispensabile perché, oltre a rigenerarti, ti da la possibilità di socializzare con colleghi o clienti in maniera informale e rilassata.
Appena si ha la data della riunione, si incomincerà a contattare qualche fornitore di fiducia per farsi fare un preventivo, specificando se alcune persone abbiano intolleranze alimentari.
Il coffee break verrà organizzato in tarda mattinata e a metà pomeriggio, se il meeting prosegue anche al pomeriggio. Se lo spazio lo permette, si allestirà nella stessa sala dove viene svolta la riunione o in una sala vicina, e non dovrà durare più di 20 minuti.
Di solito chiedo di predisporre due tavoli con tovaglie colorate: adoro i colori in quanto rallegrano una sala riunioni non sempre molto vivace.
Verranno predisposti:
- bevande come caffè, the, succhi di frutta e acqua;
- piccola pasticceria, come mini croissant dolci e salati, biscottini.
Si può organizzare una riunione di lavoro da remoto?
La risposta è si. Sono in grado di contattare i partecipanti via email, telefono e prendere accordi con l’eventuale struttura esterna, qualora fosse necessario.
Quando organizzate una riunione aziendale come riuscite a pianificare? Se avete voglia scrivetemi due righe.