Mi devo occupare dell’organizzazione di un evento aziendale, da dove comincio? Sei punti fondamentali da tenere presente per la buona riuscita dell’evento.
Organizzare un evento aziendale dal mio punto di vista è meraviglioso, in quanto implica la capacità di curare nel dettaglio tantissimi aspetti e anticipare le esigenze dei partecipanti, in modo da far sentire tutti a proprio agio. Da esperta di organizzazione eventi a Milano, ho stilato una lista dei fattori importanti da tenere in considerazione per la buona riuscita di un evento aziendale.
1. Genere dell’evento
Che genere di evento si vuole organizzare? Ad esempio, vogliamo organizzare una festa di Natale aziendale oppure un evento per sponsorizzare un nuovo prodotto, ecc.
Ricordiamo che: un evento, qualsiasi esso sia è puro marketing. L’Azienda darà la propria immagine ai dipendenti e ai clienti invitati, ecco perché deve essere organizzato nei minimi dettagli.
Oggi vi parlerò di come organizzare una festa di Natale aziendale.
2. Budget, data, luogo dell’evento
Deciso la data e l’importo da spendere, si procede per la scelta della struttura. Conseguentemente si sceglierà la struttura più idonea, con i servizi che si desidera includere, come ad esempio:
- noleggio attrezzature e addobbi nel caso di un evento Natalizio;
- servizio di catering;
- fornitura di personale come hostess, artisti, gruppi musicali.
Quale struttura scegliere?
La scelta del luogo è fondamentale: di norma è a discrezione dell’Amministratore Delegato che potrà decidere, per esempio tra:
- sala Congressi di un Hotel;
- sala Ristorante;
- spazio di Coworking;
- Palazzo, Residenza D’Epoca. In questi ultimi due luoghi, visto i vasti spazi, si ha la possibilità di intrattenere gli ospiti con spettacoli musicali, cabaret, ecc.
Se la struttura è disponibile per la data, fissare un incontro in modo tale da prendere visione del luogo. E’ opportuno valutare i seguenti aspetti:
- ampiezza della struttura;
- costi dei servizi che offre ad esempio: catering, hostess per accoglienza ospiti e guardaroba;
- parcheggio nelle vicinanze (qualora non ci fosse all’interno della struttura) o mezzi pubblici.
Una volta deciso i tre punti sopra citati, si invierà una prima email, con almeno tre settimane di anticipo, comunicando a tutti i dipendenti ed ospiti (clienti, partner) che l’Azienda ha il piacere di festeggiare con loro il Natale.
Consiglio di inoltrare nuovamente l’invito dell’evento dieci giorni prima della serata alle persone che non hanno dato un riscontro. Indispensabile nella email inserire la richiesta di conferma, la mappa del luogo, specificando se nella zona è disponibile un parcheggio a pagamento, oltre a indicazioni relative ai mezzi di trasporto pubblico più vicini. E’ buona norma inserire anche due numeri telefonici delle stazioni taxi più vicine.
Per gli ospiti esterni consiglio di effettuare una verifica via telefono, chiedendo informazioni su come intendono arrivare e fornendo loro indicazioni di possibili hotel nella zona, qualora ce ne fosse bisogno.
Ricordarsi di chiedere ai dipendenti ed ospiti eventuali esigenze speciali legate a intolleranze alimentari.
3. Buffet
Di norma mi faccio consigliare da un addetto al catering per il menù, ricordandogli il numero di persone, qualora ce ne fossero con intolleranze alimentari. Se ci fossero persone con intolleranze alimentari, è necessario la richiesta di un menù particolare.
4. Giorno dell’evento
A metà pomeriggio consiglio di recarsi sul luogo per visionare se è tutto pronto. Se vediamo che qualcosa non ci piace, come ad esempio, la disposizione del buffet, cerchiamo di sistemare a nostro piacimento.
5. Giorno successivo all’evento
Ho sempre ricevuto un riscontro dell’evento da parte dei miei responsabili, colleghi. Consiglio di contattare telefonicamente gli ospiti, ringraziandoli per la loro presenza e chiedendo loro il gradimento del servizio.
E’ opportuno ringraziare la struttura ospitante e chi ha lavorato per il buon esito dell’evento.
6. Si possono organizzare eventi da remoto?
La risposta è: si. Sono in grado di contattare i partecipanti via email, telefono. Inoltre, affiancherò il vostro personale per la ricerca della struttura, fornitori, ecc.
Qualora fosse necessario nella zona di Milano potrò essere presente all’evento.
E voi come riuscite ad organizzare un evento? Vi sembra troppo complessa l’organizzazione? Se avete voglia potete scrivere due righe.