Avendo nel corso degli anni lavorato a stretto contatto con diverse figure manageriali, mi sono resa conto che è difficile trovare un manager che non sia oberato da email da leggere, partecipare a riunioni dell’ultimo minuto, documenti da approvare e firmare, ecc.
Come poter ovviare a questa problematica? Grazie alla delega. Parola difficile da capire e da applicare. Dobbiamo ammettere di aver bisogno di aiuto, se solo deleghiamo riusciamo a svolgere i nostri compiti in maniera più serena. Ricordiamoci che non possiamo arrivare dappertutto, dobbiamo avvalerci di un collaboratore o più collaboratori per smaltire la mole di lavoro che abbiamo quotidianamente.
La capacità di delegare, ovvero di assegnare compiti a dei collaboratori, è una delle caratteristiche fondamentali che dovrebbe avere un manager. Un professionista, deve pertanto, affidare quei compiti di minore importanza se vuole concentrarsi solo sul proprio business.
Vediamo insieme cinque punti fondamentali per avvicinarsi alla delega.
1. Stabilire le priorità
Prendi carta e penna e scrivi dettagliatamente quelle attività che normalmente svolgi durante la settima. Successivamente prendi una penna colorata e sottolinea tutte quelle attività che possono essere delegate ad altre persone. Facendo così ti troverai con le attività rimanenti, quelle che ritieni più importanti, che potresti gestire personalmente.
2. Quanto tempo impieghi per ogni attività?
Se non ti sei mai posto questa domanda è il momento di farlo adesso. Per ogni attività che incominci a svolgere, devi calcolare il tempo che impieghi. In questa maniera, saprai correttamente dove sprechi il tuo tempo. Il segreto è darsi scadenze ben precise.
3. Cosa delegare?
Ci sono delle attività che si prestano bene ad essere delegate. Sono tutte quelle attività di routine che ti fanno perdere il focus del tuo Business.
Ad esempio, la gestione delle email: durante il giorno riceverai parecchie email. Una persona di fiducia ti aiuterà ad eliminare lo spam, rispondere alle email (previa istruzione) che ritieni più importanti, confermare gli appuntamenti e inviare ai clienti materiale informativo relativo alla tua attività.
Oppure la gestione dell’agenda e appuntamenti: attraverso strumenti come Google Calendar (o altro) potrai condividere il calendario in maniera tale da poter inserire gli appuntamenti, che gestirà sempre seguendo le tue indicazioni, in modo tale da non scordarti luogo e orario dell’incontro.
Potresti affidare anche piccoli lavori amministrativi, come ad esempio:
- controllo delle note spese;
- gestione dei pagamenti.
4. A chi delego il mio lavoro?
Se non hai a disposizione collaboratori di fiducia, potresti rivolgerti ad un’ Assistente Virtuale. E’ una professionista in grado di comprendere le necessità del cliente con la minima supervisione, prendendosi in carico quelle attività che non consentirebbero altrimenti al cliente stesso di concentrarsi esclusivamente sul suo Business. Non essendo alle tue strette dipendenze, la pagherai esclusivamente per i servizi che insieme concorderete.
5. Fiducia con i propri collaboratori
Potrai iniziare a delegare piccoli compiti fino a che ti renderai conto che sei soddisfatto di come lavora. Dovrai essere in grado di comunicare tutte le informazioni per le attività che andrà a svolgere. In questa maniera, si renderà immediatamente autonoma e non sarà costretta a disturbarti ogni cinque minuti perché non ha ricevuto tutte le spiegazioni necessarie per svolgere in autonomia il lavoro.
Una volta alla settimana, o quando si ha la necessità ci si può sentire via Skype per fare il punto della situazione. E’ utile stabilire scadenze ben precise per la consegna dei lavori.
Ricapitoliamo, è importante delegare quando:
- sei oberato da troppe attività operative;
- stai lavorando con un ritmo di lavoro frenetico;
- devi concentrarti sul tuo business ma non riesci.
E voi riuscite a delegare con tranquillità le vostre attività? Se avete voglia scrivetemi due righe.