Come gestire le note spese?

Note Spese

E’ sempre un problema la gestione delle note spese: come fare?

Siamo a fine mese: è arrivato il momento della consegna delle note spese da parte di quei dipendenti che hanno effettuato trasferte. Verificare la rimborsabilità delle spese e della necessaria documentazione ricevuta, comporta un impegno non indifferente:

  1. Tempo per visionare i documenti.
  2. Coinvolgimento di una serie di persone per le dovute correzioni.
  3. Tempi ristretti per i rimborsi ai dipendenti.
  4. Verifico delle spese addebitabili al cliente.

Al giorno d’oggi, alcune aziende hanno installato dei software gestionali per il disbrigo delle note spese. Ci sono ancora molti professionisti, o piccole e medie aziende, che le gestiscono manualmente.

Come procedo per un controllo rapido ed efficace delle note spese?

Devo essere a conoscenza della “travel policy” aziendale, in modo tale da potermi assicurare che tali spese siano conformi alle politiche aziendali stabilite.

1. Accuratezza e precisione nel controllo

Una volta ricevuti i documenti scansionati, con i relativi giustificativi, verificherò se sono stati compilati i campi fondamentali:

  1. Nome del dipendente, azienda, posizione aziendale, codice della commessa.
  2. Approvazione da parte del responsabile (se prevista).
  3. Se gli importi di spesa sostenuti siano da addebitare al dipendente o all’azienda.
  4. Se gli importi di spesa per i pasti non siano stati superati e se sia stata prodotta la fattura all’atto del pagamento.
  5. Se le spese sostenute all’estero siano state calcolate nella valuta corretta.
  6. Se siano stati inseriti biglietti aerei, treni, ecc.
  7. Se siano state inserite spese di norma non rimborsabili come ad esempio: minibar, acquisto di giornali, servizio di lavanderia, ecc.

2. Scadenze

Spesso si arriva a fine mese con poco tempo per elaborare il file delle note spese, perchè si è alle prese con altri lavori più importanti.

Io potrò essere la vostra salvezza! Sarò in grado di rispettare le scadenze che insieme abbiamo concordato. In questa maniera risparmierete tempo prezioso, che potrete dedicare ad attività più importanti e redditizie.

3. Invio del materiale

Una volta che avrò controllato accuratamente le note spese, sarà mia premura inviarle con i relativi memo a voi, o alla persona stabilita del vostro team.

E’ molto utile condividere i file attraverso Google Drive, in modo tale da visionare immediatamente eventuali modifiche ai documenti, soprattutto in merito alle correzioni effettuate prima di poter procedere al rimborso ai dipendenti.

4. Perché una Start-up o una PMI dovrebbe esternalizzare il lavoro delle note spese?

Perché, come ho già citato all’inizio, il processo di controllo delle note spese richiede un tempo di lavoro notevole. Infatti, in alcune realtà lavorative, l’outsourcing incomincia ad essere utilizzato per:

  • diminuzione dei costi diretti;
  • maggiore velocità ed efficienza;
  • singolo punto di raccolta e verifica dei documenti.

Una piccola azienda, soprattutto all’inizio, non ha a disposizione personale per occuparsi della correzione delle note spese. Ecco che delegando questo lavoro ad un’ Assistente Virtuale, potrebbe risolvere il problema, liberando risorse per attività più importanti.

L’Assistente virtuale sarà in grado di aiutarvi nella gestione e nel controllo delle note spese dei vostri dipendenti.

Come riuscite a controllare le vostre note spese, avete dei suggerimenti ? Se si, scrivetemi due righe.

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