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Come far combaciare le agende per un meeting interno?

Meeting interno

Al giorno d’oggi grazie alla tecnologia che abbiamo a disposizione, possiamo effettuare incontri a distanza, ma ci sono delle occasioni dove è necessario incontrarsi di persona.

Quando mi chiedono di organizzare un meeting di lavoro mi attivo per assicurare la più corretta pianificazione, in modo tale da renderlo a livello organizzativo il più efficace possibile.

1. Da dove comincio?

Il primo punto per organizzare un meeting interno è individuare: giorno, orario, luogo, numero dei partecipanti e oggetto dell’incontro.

Da evitare: contattare i partecipanti via telefono per conoscere la loro disponibilità. In questa maniera, oltre a sprecare tempo si ci ritroverà con svariate risposte che non combaceranno tra di loro, facendoci perdere troppo tempo!

Normalmente per pianificare un incontro, qualsiasi esso sia, utilizzo uno strumento a mio avviso molto efficace: Google Calendar (www.google.com/calendar).

Inoltro l’invito alla lista dei partecipanti specificando con attenzione giorno, orario e oggetto dell’incontro, con l’avvertenza di confermare la loro partecipazione entro la giornata alle ore 18.00. In questa maniera, oltre a conoscere la situazione, in breve tempo si potrà spostare la riunione qualora la maggior parte degli invitati non sia disponibile.

Appena si ha la certezza del giorno si inoltra l’invito vero e proprio, aggiungendo nello specifico tutti i dettagli del caso.

Se la data dell’incontro non dovesse andare bene alla maggioranza dei partecipanti, mi attivo per:

  1. Spostare la data;
  2. Mantenere la data e proporgli di partecipare in videochiamata, previa disponibilità.

 2. Come faccio ad inserire data, orario, luogo dell’incontro?

Nel Calendar di Google, mi posiziono sulla data prescelta e inserisco all’interno della schermata quello che desidero scrivere. In questo caso, visto che si tratta di una riunione di lavoro, inserirò:

  1. “Meeting interno con dott. Rossi”
  2.  Giorno e ora
  3.  Indirizzo del luogo dell’incontro, ad esempio: via Rossi, 7 –  c/o Soc. xxx SpA – Città
  4.  Agenda dettagliata dell’incontro e scopo da raggiungere
  5.  Lista partecipanti
  6.  Evidenziare l’evento con un colore importante, riconoscibile
  7.  I partecipanti impossibilitati a partecipare alla riunione possono mettersi in collegamento attraverso videochiamata, ad   esempio Google Hangouts o Skype.
  8.  Allegare eventuali documenti attraverso Google Drive nel calendario.

3. Quali strumenti sono necessari per avere una sala riunioni adatta.

La sala riunione dovrà essere preparata seguendo piccole accortezze, ad esempio:

  1. Numero dei posti a sedere: in questa maniera non si perderà tempo a cercare sedie.
  2. Materiale per i partecipanti: è utile posizionare block notes, penne, acqua.
  3. Materiale per il relatore: predisporre monitor per eventuali slide, lavagna con fogli, pennarelli. Insomma, tutto il materiale che ci viene richiesto in anticipo.
  4. Coffee break.

Qualora non fosse disponibile una sala riunioni all’interno della propria società, bisognerà optare per una sala riunioni esterna, ad esempio presso un coworking, centro congressi o all’interno di un Hotel.

Ecco come pianifico le riunioni aziendali! Posso aiutarvi? Potremmo iniziare proprio da qui!

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