Nel nostro quotidiano quanti di noi hanno la sensazione di non avere mai abbastanza tempo per portare a termine i vari compiti della giornata? Ci sono dei periodi in cui siamo oberati da attività lavorative in scadenza o ci troviamo a fronteggiare degli imprevisti.
Questo carico di pressione può suscitare in noi inefficienza lavorativa, nervosismo, ansia, irritazione con la conseguenza di sentirci meno produttivi.
Ecco perché è fondamentale pianificare le attività per gestire al meglio il tempo con le relative scadenze.
Come riesco ad organizzarmi sul lavoro?
Quando pianifico i miei impegni lavorativi faccio attenzione ad inserire tre sezioni di scadenze:
- Giornaliera.
- Settimanale.
- Mensile.
Normalmente per pianificare le attività uso sia l’agenda cartacea sia il calendario di Google, dove evidenzio le priorità con un colore vivace, distinguendole da quelle attività meno importanti, che metto in risalto con un colore tenue. In questa maniera riesco a non dimenticarmi nulla e a rispettare le priorità.
Vicino ad ogni attività pianificata inserisco il tempo che impiegherò. Ad esempio, se devo stilare un documento e so che ci impiegherò un’ora scriverò un’ora a fianco dell’attività programmata. Questo mi è utile per gestire il restante tempo a disposizione per un’altra attività.
Se non sai esattamente quanto tempo l’attività di porta via, esistono diversi contatori (Time Tracker) che ti aiutano a tracciare il tempo speso per ciascuna attività. Ad esempio, Toggl è uno strumento semplicissimo da adoperare: basta premere un bottone per far partire il tempo all’inizio di un progetto, ripremendolo a fine attività. In questa maniera avrai a disposizione un report dettagliato del lavoro svolto.
Ma adesso vediamo insieme cosa inserisco nei tre livelli di scadenze.
1. Nella prima sezione (scadenza giornaliera) inserisco tutte le attività da svolgere nel quotidiano, ad esempio: contattare clienti per appuntamenti, scrivere email, partecipazione a corsi, ecc.
2. Nella seconda sezione (scadenza settimanale) inserisco le attività che dovranno essere svolte durante la settimana, ad esempio redigere lettere, contratti, facendo attenzione specificando la data entro la quale il lavoro deve essere concluso.
3. Nell’ultima sezione (scadenza mensile) inserisco attività come: appuntamento dal commercialista, banche, pagamenti fatture, ecc.
Ricordiamoci di specificare in ogni sezione le priorità da rispettare.
Se noi ci concentrassimo sulle attività da svolgere, riusciremmo a tenere sotto controllo lo stress, facilitandoci il compito di portare a termine i lavori programmati.
Come facciamo quando si presentano degli imprevisti?
Può succedere che quando si ha programmato la propria giornata lavorativa, all’ultimo minuto possa subentrare un imprevisto. Come fare? Cerchiamo di non appesantire troppo il piano di lavoro, prevedendo un lasso di tempo per gestire l’imprevisto.
Ricordiamoci che gli imprevisti vanno considerati solo se:
- Sono urgenti.
- Siamo in grado di affrontarli.
Piccole pause salutari
Quando siamo stanchi, nervosi siamo poco efficienti. E’ utile durante la giornata prendersi delle piccole pause: bersi un caffè, rilassarsi sul divano, ascoltare della musica o uscire per fare una piccola passeggiata. Insomma, cercare di fare qualcosa per ricaricare le proprie energie.
Avete qualche consiglio da aggiungere? Scrivete i vostri commenti.