L’ambiente lavorativo è il luogo dove passiamo la maggior parte del nostro tempo. Se riuscissimo a svolgere le nostre mansioni in uno spazio di lavoro accogliente, saremmo meno affaticati e più produttivi.
Indipendentemente da dove si svolge la propria attività, in ufficio o presso la propria abitazione, è utile predisporre uno spazio di lavoro organizzato ed accogliente.
Non so voi, io amo avere il mio spazio di lavoro ordinato. Ho lavorato per tanti anni in azienda e non sempre lo spazio era adeguato alle esigenze dei dipendenti.
L’idea di avere uno spazio di lavoro ordinato mi da la sensazione di maggiore produttività: riesco a rimanere focalizzata su quello che sto facendo con la conseguenza di essere più efficiente.
Da dove si può iniziare per ottenere una scrivania ordinata?
Sulla propria scrivania ci deve essere solo il necessario. Si ha la tendenza ad appoggiare di tutto: dai documenti a oggetti vari e non si riesce a cestinare o ad archiviare in tempi rapidi ciò che è stato accumulato sulla scrivania.
Pertanto sulla scrivania ci dovrà essere:
- Pc.
- Smartphone.
- Un block notes dove verranno appuntati promemoria, ecc.
- Agenda: per annotare ogni tipo di attività. Nel mio caso utilizzo sia il calendario di Google che l’agenda cartacea.
Tutto il materiale di cancelleria dove si può collocare?
1. Cassettiera per scrivania
Chi ha una scrivania munita di cassetti, è utile inserirvi tutti quegli oggetti che vengono utilizzati spesso. Ad esempio: cucitrice, post-it, evidenziatori, ecc. Così non ci troviamo ad avere una scrivania piena di materiale inutile. Chi invece, non avesse una cassettiera, consiglio vivamente l’acquisto di una scatola portaoggetti di piccole dimensioni.
2. Scaffali, piccoli armadi
Se disponete di scaffali o piccoli armadi in essi vanno archiviati tutti i documenti precedentemente catalogati ed inseriti in raccoglitori ad anelli.
Al giorno d’oggi esistono una serie di sistemi online per archiviare i documenti: cerchiamo di utilizzarli il più possibile!
Io vi consiglio Google Drive: si accede dopo aver creato il proprio account Gmail. Si ottengono subito 15 GB gratuiti di archiviazione. Tutti i documenti andranno scansionati e archiviati in una cartella, dove saranno salvati con il loro nome. Anche qui ci saranno dei sotto task ad esempio: documento sig. rossi, sotto task : parenti sig. Rossi. Si possono caricare anche foto personali, insomma qualsiasi file. Molto semplice e veloce.
3. Contenitori per la raccolta differenziata
Ve lo devo confessare: sono una maniaca della raccolta differenziata. Utilizziamo i vari contenitori per buttare i propri rifiuti secondo la raccolta differenziata del proprio comune.
4. Verde intorno a te
Chi non ama essere attorniato da qualche pianta o un vaso di fiori? Cerchiamo di predisporre del verde intorno a noi: staremmo meglio. Se possedete il “pollice verde”potete predisporre un piccolo giardino vivente.
Quali sistemi utilizzi per organizzare il tuo spazio di lavoro? Dai, non essere timido: raccontameli!