Per riuscire ad ottenere il meglio dalla propria giornata lavorativa, è fondamentale saper amministrare efficacemente il proprio tempo a disposizione, grazie ad una buona organizzazione e pianificazione.
Abbandoniamo l’idea di lavorare in modalità multitasking, poichè il nostro cervello è programmato per svolgere un attività alla volta.
Ma come riuscire ad organizzare al meglio la propria giornata lavorativa? Di seguito troverete qualche suggerimento.
1. Aiutarsi con una lista di cose da fare ( to- do list)
Per riuscire a semplificare le proprie giornate lavorative, poichè siamo quotidianamente presi da riunioni, incontri con clienti, telefonate, ecc., è indispensabile mettere tutto nero su bianco. Ecco perché, stilare una lista di cose da fare settimanale ci aiuterà ad individuare gli obbiettivi prioritari che desideriamo raggiungere.
Questa lista deve comprendere tutte le attività che vogliamo svolgere, specificando giorno e tempo presunto per portarle a termine.
Non è per niente semplice iniziare a stendere una lista di cose da fare durante la propria giornata lavorativa, perché la si carica troppo di impegni o troppo poco. L’ideale sarebbe di redigere una lista di lavori prioritari, consapevoli che le altre possono essere delegate ad un collaboratore.
2. Quando è meglio organizzare riunioni, meeting o telefonate: stabilire degli orari precisi
E’ da un pò di tempo che mi organizzo nel pianificare riunioni, meeting o telefonate nella tarda mattinata o al termine della giornata lavorativa. In questo modo non si interrompe il lavoro e la concentrazione.
3. Evitare perdite di tempo: quando rispondere alle email, messaggi, ecc …
Per non perdere spesso la concentrazione è utile di limitare le distrazioni. Ad esempio l’email andranno lette 3,4 volte al giorno. Facendo così non interrompiamo continuamente il nostro lavoro, rimanendo concentrati su quello che stiamo facendo.
Altre insidie da distrazione, possono essere i messaggi che riceviamo dal telefonino o le notifiche del pc o dei Social. Quando decidiamo di effettuare una pausa o abbiamo terminato il determinato lavoro, potremmo visualizzare le notifiche.
4. Adottare un sistema di archiviazione online
Organizzare il proprio lavoro vuol dire velocizzare anche i processi di archiviazione documentale.
Normalmente utilizzo Google Drive: si accede dopo aver creato il proprio account Gmail. Si ottengono subito 15 GB gratuiti di archiviazione. Tutti i documenti andranno scansionati e archiviati in una cartella, dove saranno salvati con il loro nome. Anche qui ci saranno dei sotto task ad esempio: documento sig. rossi, sotto task : parenti sig. Rossi. Si possono caricare anche foto personali, insomma qualsiasi file. Molto semplice e veloce.
Questi sono alcuni suggerimenti per organizzare al meglio la propria giornata lavorativa. Tu ne conosci altri? Se sì, raccontameli nei commenti.
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