Presi dalla vita frenetica che conduciamo, per evitare di perderci tra i vari impegni quotidiani, sarebbe vantaggioso affidarci ad uno strumento molto utile: l’agenda.
L’agenda serve ad organizzare ed rammentarci informazioni necessarie per il nostro andamento giornaliero. E’ un validissimo strumento: ci aiuterà a ricordare scadenze, appuntamenti di lavoro ma anche questioni personali.
Indipendentemente di quale agenda uno voglia utilizzare (agenda cartacea o elettronica), è indispensabile consultarla costantemente. Personalmente mi avvalgo sia dell’agenda in formato cartaceo sia in formato elettronico (calendario di Google).
L’agenda in formato elettronico la utilizzo per le questioni lavorative. Inserisco all’interno del calendario i vari appuntamenti e scadenze della mia attività. Evidenzio le priorità con un colore vivace, distinguendole da quelle attività meno importanti, che evidenzio con un colore tenue.
Utilizzo l’agenda cartacea invece per le scadenze personali. Preferisco un’agenda formato A5, per dimensione e peso, ritengo adeguata per portarla in borsa. Mi prendo i miei evidenziatori e metto in risalto i vari appuntamenti prioritari.
Cosa scriviamo nell’agenda di lavoro?
- Tutti gli appuntamenti di lavoro: riunioni, meeting con relativo orario e luogo.
- Inserire un orario per gestire email e telefonate: in questo modo oltre a non interrompere il proprio lavoro si è anche concentrati su quello che stiamo facendo.
- Inserire un orario per le pause: tra un attività e l’altra è utile staccare la spina, 10/15m. per recuperare le energie utili per affrontare i nuovi compiti.
- Pianificare in modo proficuo i viaggi di lavoro o riunioni: in questo modo si riuscirà ad eliminare perdite di tempo.
- Inserire ricorrenze di vario genere, come ad esempio compleanni di responsabili e collaboratori con i quali lavoriamo.
- Inserire attività piacevoli: hobby, sport o incontri con gli amici. Sono tutte attività che ci fanno stare bene e ci permettono di svolgere serenamente il nostro lavoro.
E nell’agenda personale?
- Inserire ricorrenze familiari, amicizie, ecc.
- Scrivere tutte le scadenze da affrontare: pagamenti bollette, assicurazione, spese casa, tasse, ecc.
- Appuntamenti per visite mediche.
- Annotare giorni per l’attività fisica.
- Fissare incontri con amici.
Insomma inserire tutto ciò che serve per la gestione della nostra quotidianità.
Mi piace essere organizzata pertanto pianifico le mie giornate, dando priorità a tutti gli impegni importanti sia di lavoro che personali.
Ogni sera dedico qualche minuto al controllo dell’agenda per ricordarmi che cosa devo fare il giorno successivo. Ad esempio, se devo effettuare una visita medica e devo portare della documentazione, preparo il tutto per essere pronta il giorno successivo. Ogni volta che un compito è stato portato a termine lo depenno con grande soddisfazione.
Non è facile organizzare un’agenda, in quanto se all’inizio siamo incerti su cosa scrivere, l’esperienza poi ci suggerisce le migliori soluzioni.
Comunque il metodo per la compilazione è strettamente personale in quanto ogni persona è un mondo a sé.
E tu, come utilizzi la tua agenda? Come riesci ad organizzarla al meglio? Fammelo sapere nei commenti qui sotto!