Vi siete mai chiesti come sarebbe la vostra vita se non ci fosse la possibilità di utilizzare uno strumento come il calendario aziendale condiviso? Come potremmo ricordarci tutti i nostri impegni? Sarebbe impossibile…
Il calendario aziendale è uno strumento molto importante per un lavoratore in quanto aiuta ad ottimizzare la propria giornata lavorativa.
Ecco perché disporre di un calendario aziendale condiviso per la gestione delle varie attività è fondamentale per ogni azienda. Questo permette di poter avere la situazione lavorativa giornaliera, settimanale e mensile, al fine di poter pianificare in modo produttivo il lavoro.
Mettiamoci per un momento nei panni di Maria, ad esempio, un assistente di direzione che tra le sue svariate attività gestisce il calendario appuntamenti del suo responsabile. Se non avesse sotto controllo il calendario aziendale, non potrebbe rispondere con precisione dove si trova il proprio responsabile, ne riuscirebbe a pianificare incontri o riunioni con altre persone.
La condivisione di un calendario aziendale nasce proprio per:
- Conoscere la disponibilità del proprio responsabile o gruppo di lavoro.
- Assegnare un compito o un nuovo compito ad altra persona.
- Inserire le scadenze lavorative.
- Gestire riunioni, appuntamenti, eventi, trasferte aziendali, ecc.
Come sappiamo esistono diversi calendari elettronici che si possono utilizzare. L’importante è riuscire a scegliere il calendario più conforme alle proprie esigenze.
1. Calendario di Microsoft Outlook
E’ uno dei più conosciuti software di posta elettronica, diffuso in molte aziende. Dà la possibilità di gestire la posta elettronica, i contatti della rubrica e pianificare incontri di lavoro.
Attraverso il calendario di Microsoft Outlook si può decidere di scegliere un calendario giornaliero, settimanale o mensile assegnandoli a gruppi di lavoro o altro.
2. Google Calendar
Personalmente uso questo calendario perché trovo che sia uno strumento semplice ed intuitivo.
Le App di Google sono degli strumenti gratuiti molto comodi per la condivisione di informazioni tra colleghi. Google Calendar serve a creare un’agenda condivisa, dove ogni persona può fissare riunioni e appuntamenti invitando gli altri colleghi via email. Ogni utente ha la possibilità di decidere chi è autorizzato a visualizzare il proprio calendario e, grazie a Google Sync, è possibile sincronizzare Google Calendar con il calendario dei principali dispositivi mobili e Microsoft Outlook.
3. Trello
E’ uno strumento di project management formidabile, che ti aiuta nella gestione e nell’organizzazione delle attività individuali o di gruppo, inserendole in un flusso di lavoro chiaro e facilmente visualizzabile. Questo tool permette di creare progetti, scadenze e checklist molto dettagliate, caricando file dal proprio PC o da Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Ogni membro può modificare i progetti dal proprio computer o da un dispositivo mobile, e il resto del team vedrà gli aggiornamenti in tempo reale.
Mi auguro che abbiate trovato utili questi suggerimenti. Se avete domande o dubbi, o volete affidarmi alcune attività di segreteria virtuale, non esitate a scrivermi, sarò lieta di rispondere alle vostre domande.