Ognuno di noi, durante la propria giornata lavorativa non sempre riesce ad impiegare il tempo in modo produttivo.
Imprenditori, professionisti e manager quotidianamente si trovano a dover gestire un’ infinità di attività: email da leggere, rispondere alle chiamate, partecipare a riunioni, ecc.
La mancanza di procedure ben definite e l’inefficienza nel determinare le priorità sono alcuni dei principali motivi della cattiva gestione del tempo per chi lavora.
Brevi e chiari processi ci permettono di lavorare in maniera snella, con pochi margini di errore e perdita di tempo.
Ho sempre cercato di lavorare utilizzando delle procedure, perché ho constatato che esse aiutano nello svolgimento del lavoro per l’ottenimento di un determinato risultato prefissato.
Voglio farvi un piccolo esempio, qualcosa di concreto. Roberto un giovane imprenditore, ha da poco partecipato ad un convegno sulla sicurezza informatica dove ha incontrato diverse persone interessanti con le quali ha scambiato svariati biglietti da visita.
Al termine del convegno, si era promesso che l’indomani la prima cosa che desidera fare, appena arrivato in ufficio, era quella di chiedere loro il collegamento su Linkedln e di riportare i nominativi in un file specifico.
Ma non essendo abituato ad utilizzare una to- do list, si dimentica di annotare questo compito e purtroppo non lo fa. Dopo una settimana gli viene in mente che non ha fatto nulla di quello che si era promesso e quindi vuole recuperare. La conseguenza di questo atto comporta la perdita di tempo e forse anche delle collaborazioni lavorative.
Se avesse avuto una procedura ben definita, tutto questo non sarebbe successo.
Che cosa avrebbe dovuto fare?
- L’indomani mattina per prima cosa avrebbe dovuto come primo atto chiedere il collegamento in Linkedln ai partecipanti al convegno con cui aveva stabilito delle relazioni.
- Successivamente avrebbe dovuto inserire i nominati in un file specifico. Questo lavoro comportava al massimo 40m.
Le procedure servono ad ottimizzare il tempo, riuscendo ad essere organizzati. E come quando iniziamo la preparazione di una torta. Per far sì che il risultato sia buono, dobbiamo seguire una procedura. Non trovate?
Sapete che posso aiutarvi nello stendere una procedura che vi possa essere utile nell’ottimizzare il vostro lavoro?
Scrivete a info@servizivirtuali.it, per capire meglio cosa posso fare per voi.