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Come gestire al meglio il tempo?Delega

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Il tempo? Che fatica trovare ogni giorno il tempo per riuscire a portare a termine compiti e mansioni. Già perché non sempre il tempo a disposizione è quello desiderato. Non è mai sufficiente per gestire tutti i nostri impegni: lavorativi e personali.

Dovremmo soffermarci a riflettere come poter ottimizzare al meglio la gestione del nostro tempo.

Spesso durante la giornata ci perdiamo in mille attività che hanno poca importanza, senza riuscire ad individuare correttamente le vere priorità.

Non a caso quante volte hai rimandato per giorni di rispondere a quelle email perché si sono aggiunti altre mansioni da fare?

L’errore più comune è quello di voler amministrare ogni particolare del proprio lavoro da soli.

Una strategia per riuscire ad impiegare bene il proprio tempo è la delega. La delega consiste nell’affidare a collaboratori mansioni di routine che richiedono tempo e che non sono prioritarie ai fini della nostra produttività.

Il concetto di delega, è difficile, lo so. Le motivazioni per non delegare sono molteplici: ” lo so fare meglio io”, “devo perdere troppo tempo a spiegargli cosa deve fare”, “ comunque dovrò controllare il lavoro”. Facendo così ti troverai sommerso di cose da fare, perderai tempo e non sarai in grado di focalizzarti sugli aspetti cruciali del tuo lavoro.

Se decidi di delegare dovrai avere piena fiducia della persona con cui hai iniziato la collaborazione. Ecco perché è fondamentale non essere costantemente a controllare il lavoro del collaboratore ma solo a lavoro finito.

La persona scelta non deve guidare la tua AZIENDA al posto tuo, ma SUPPORTARTI con le attività concordate assieme. In questo modo ti rimarrà più TEMPO ed ENERGIE per DEDICARTI agli ASPETTI CHIAVE del tuo BUSINESS.

Detto questo, dovrai tenere a mente il principio di Pareto o meglio la regola 80/20. Questo principio afferma che l’80% dei risultati deriva dal 20% del lavoro. Ecco perché, imparare a delegare ti permetterà di avere tempo sufficiente per concentrati sulle cose veramente importanti.

Come farai ad individuare le attività delegabili?

Inizia a scrivere la tua lista delle cose da fare (To- do list) settimanale elencando i compiti che svolgi abitualmente. Se non sai che cos’è una  To- Do List, come crearla e gestirla, leggi l’articolo che ho scritto al riguardo: TO- DO LIST . Successivamente prendi una penna colorata o un evidenziatore, sottolinea tutte le mansioni che possono essere tranquillamente delegate ad un collaboratore, tralasciando le attività importanti e strategiche per il tuo business.

Scoprirai presto che tutti i compiti secondari o ripetitivi possono essere svolti da una persona fidata.

Vediamo subito qualche esempio:

  • La gestione dell’agenda e del calendario: la persona da te scelta, può aiutarti a gestire appuntamenti e scadenze, pianificare riunioni e a prenotare pranzi e cene di lavoro.
  • Mansioni amministrative: organizzerà la gestione delle note spese, dei pagamenti e della documentazione fiscale.

Queste attività possono benissimo essere affidata ad un collaboratore?

Questi esempi sono alcune delle tante attività che possono essere delegate ad un collaboratore.

Come ho già detto in precedenza, quando si decidere di delegare deve essere fatto in maniera progressiva, per permetterti di imparare a delegare in modo corretto e di iniziare a fidarti della persona che hai scelto. 
Ad esempio, all’inizio è essenziale comunicare al collaboratore tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle sue mansioni, senza dimenticare alcun dettaglio. In questo modo, il tuo collaboratore potrà lavorare da subito in totale autonomia e tu non sarai disturbato da ulteriori richieste di informazioni o chiarimenti.

Se hai deciso di aver bisogno di un aiuto per il tuo lavoro, consulta i miei servizi , oppure scrivi a : info@servizivirtuali.it . Sarò felice di poterti aiutare.

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