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Comunicazione sul lavoro: quali sono i canali che preferisci?

Comunicazione

Al giorno d’oggi l’email rappresenta ancora un canale di comunicazione professionale molto utilizzato, soprattutto nell’ambito lavorativo.

Se da una parte è un mezzo molto semplice da adoperare: si è sempre raggiungibili grazie ai dispositivi mobili e arreca minore fastidio rispetto al telefono, è anche vero che se non viene utilizzato in maniera adeguata alle proprie necessità diventa un problema.

Valutare quando rispondere alle email, dandosi dei tempi ben precisi, è un buon metodo per risparmiare tempo e rimanere focalizzati su ciò che stiamo facendo.

Se da un lato l’utilizzo di questo strumento ci da la possibilità di conservare tutti i dialoghi grazie alla scrittura, dall’altro lato non ci permette di capire il tono di voce della persona con cui stiamo comunicando.

Come comunicare meglio sul lavoro?

E’ risaputo che la ricezione di troppe email porta ad essere meno attenti e concentrati su quello che stiamo facendo.

Gestire il proprio lavoro esclusivamente con l’email non ha senso, soprattutto quando si lavora in un gruppo.

Basti pensare quando si deve fissare un’ incontro di lavoro dove si devono coinvolgere più persone, e alcune di esse lavorano da remoto. Se qualcuno non risponde nei tempi giusti si è costretti ad inviare un’ ulteriore email chiedendo: “cortesemente, confermi l’incontro”? Oppure quando bisogna sottoscrivere un documento e si ha la necessità di lavorare con un’altra persona. E’ impensabile ogni volta, correggere il documento ed inoltrarlo via email all’altra persona. Non è una perdita di tempo e può arrecare solo confusione?

La pianificazione, come le scadenze di lavoro, rappresentano una prerogativa fondamentale per una buona organizzazione del proprio lavoro.

Al giorno d’oggi, ci sono una serie di strumenti che possono aiutare a gestire in maniera efficiente il lavoro, perché aiutano ad avere una :

  • Comunicazione snella.
  • Condivisione di documenti in maniera veloce con colleghi e clienti.
  • Creazione di progetti e stato avanzamento degli stessi.

A questo proposito, vi illustro alcuni dei tanti strumenti.

1. Agenda di lavoro condivisa

Google Calendar: è utilissimo per organizzare riunioni, incontri di lavoro. Ma soprattutto per condividere il proprio calendario con colleghi e collaboratori.

2. Creazione e condivisione documenti in maniera veloce

Chi lavoro in un gruppo ha la necessità di condividere documenti in maniera veloce. Dropbox è un ottima soluzione per condividere file e cartelle, apporre correzioni in tempo reale. In questa maniera si velocizza lo scambio di informazioni senza appesantire la casella di posta elettronica.

3.  Gestione comunicazione in maniera rapida

WhatsApp, Skype, Slack sono alcuni esempi di strumenti per una comunicazione veloce con i propri colleghi o clienti.

Si ha la possibilità di effettuare chiamate, videochiamate, inoltrare messaggi o inviare file e documenti.

4. Gestione dei progetti

All’interno di un gruppo di lavoro per gestire al meglio un progetto esistono diversi strumenti.

I più noti sono Trello, Asana e Slack.

Asana è un ottimo strumento per la gestione del team e l’assegnazione dei vari task, e per controllare l’andamento dei progetti. Consente di suddividere i progetti in sezioni e sottoliste, e visualizzare lo stato di avanzamento del progetto attraverso delle comode dashboard. Per tutte le attività che non rientrano in un progetto specifico, è possibile creare degli elenchi aggiuntivi, da condividere con persone specifiche.

Come hai potuto notare, ci sono diversi strumenti per riuscire a comunicare in maniera efficace anche se non si utilizza il canale classico: l’email. Perché lo scopo della comunicazione, soprattutto quando si lavora in un gruppo, non è forse quella di conoscere quello che tutti stanno facendo? In questo modo si velocizza il lavoro senza perdita di informazioni e di tempo.

Quale comunicazione utilizzi maggiormente nel tuo lavoro? Se hai voglia di farmelo sapere, scrivimi pure nei commenti qui sotto.

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