Quante volte vi sarà capitato di mettervi alla scrivania pronti per iniziare a lavorare, ma vi accorgete che la lista delle cose da fare è lunga e non sapete da dove iniziare? Spesso, vero? Bisognerebbe chiedersi: “ma come riesco ad organizzare il lavoro”? Saper gestire il proprio tempo è fondamentale per evitare di perdere il controllo su quello che stiamo svolgendo. Ma ancora più importante, è impensabile lavorare senza un minimo di pianificazione e di organizzazione. Diversamente il lavoro può risultare logorante.
Pertanto NO ALL’IMPROVVISAZIONE.
Sapete che le persone organizzate risparmiano tempo, riescono a gestire lo stress e sono più produttive? Come fanno? Attraverso una corretta definizione degli obbiettivi e delle priorità riescono a raggiungere a fine giornata i risultati prefissati.
Con questo non voglio dire che dobbiamo essere maniacali ma è indispensabile organizzarsi per raggiungere determinati obbiettivi.
L’importanza di dividere un singolo obbiettivo in piccole fasi, ci aiuterà a rimanere concentrati sul lavoro in maniera efficiente.
Voglio farvi un esempio: quando si ha la necessità di sistemare alcuni documenti in modo veloce e pratico, basta dividerli in singoli obbiettivi, in questo modo è più facile raggiungere i risultati prefissati. Lunedì analizzeremo quali documenti andranno tenuti. Martedì scansioneremo ed archivieremo i documenti cartacei in una cartella dove saranno salvati con il nome scelto. Mercoledì catalogheremo i documenti nei raccoglitori preposti.
Sarebbe stato impensabile fare tutto in un solo giorno, avremmo disperso solo energie e rubato tempo prezioso per altre attività importanti.
Come puoi notare dall’esempio precedente con una buona pianificazione siamo riusciti a raggiungere il nostro obbiettivo. L’organizzazione dipende da volontà e tempo.
Come possiamo organizzarci per avere più tempo?
Conosciamo in quale parte della giornata si è maggiormente produttivi? Solo se ne siamo a conoscenza potremmo lavorare in maniera efficiente. Non a caso se si è più produttivi la mattina si dovrà iniziare con attività più impegnative, lasciando tutte le attività meno impegnative nel pomeriggio.
Un altro aspetto molto importante è quello della pianificazione. Al giorno d’oggi, ci sono diversi strumenti utili che ci aiutano ad organizzarci nel lavoro. L’importante è capire quelli più adatti alle proprie esigenze.
Io mi organizzo grazie ad alcuni strumenti analogici e digitali.
Stabilisco tutte le attività da svolgere durante la giornata, la settimana e il mese, grazie alla stesura di una To Do -List ( lista delle attività da svolgere) in formato cartaceo che elettronico.
L’agenda in formato cartaceo mi aiuta ad organizzare le mie attività, le cose da fare e le scadenze personali.
Invece l’agenda in formato elettronico Google Calendar, mi aiuta ad organizzare tutti i miei impegni nel mio lavoro: ad esempio, appuntamenti, incontri, telefonate, scadenze da rispettare, ecc.
Questi sono i miei metodi per organizzarmi nel lavoro e per non sprecare tempo. Se tu invece hai qualche difficoltà ad organizzarti nel tuo lavoro, parlane con me, scrivi a info@servizivirtuali.it. Sarò felice di aiutarti!