Riuscire ad organizzare al meglio l’agenda di lavoro di qualsiasi attività come, ad esempio, quella di un imprenditore o di un libero professionista, permetterà di ottimizzare le proprie giornate lavorative.

Proviamo ad immaginare un imprenditore, quando fissa un incontro di lavoro e lo scrive su un pezzo di carta volante e si promette: “appena ho un attimo di tempo libero lo inserisco nel calendario”. E poi non lo fa dimenticandosi, perché, nel frattempo arriva una telefonata. Il giorno dell’incontro non si presenta…Aiuto, che figura!

Grazie ad un buono utilizzo dell’agenda eviterai di scordarti appuntamenti con clienti, riunioni, telefonate, scadenze e viaggi di lavoro. Perché l’obbiettivo di tenere un’agenda, non è forse quello di avere tutto sotto controllo, risparmiando tempo prezioso, lavorando in modo efficiente e produttivo?

Perché quando si deve organizzare degli incontri di lavoro o delle riunioni, quando tempo si perde? Questo tempo non sarebbe stato meglio utilizzarlo in attività cruciali per lo sviluppo della propria impresa?

La mia lunga esperienza lavorativa come Assistente Direzionale, mi ha permesso di conoscere diverse realtà e di confrontarmi con svariate figure manageriali. Mi ha fatto constatare che le loro giornate lavorative sono molto intense: appuntamenti, riunioni, viaggi ma soprattutto piene di imprevisti. Essere pronta a fronteggiare emergenze, capire le attività prioritarie, giocare d’anticipo in alcune situazioni era la prerogativa del mio lavoro.

Tutto questo mi ha fatto comprendere che per ottenere un’agenda funzionante per figure manageriali ed imprenditoriali è opportuno osservare alcune piccole regoli semplici.

1. Non riempire mai l’agenda del proprio imprenditore o responsabile di troppi impegni. Cercare di mantenere alcuni giorni della settimana delle fasce orarie “adoperabili” per poter inserire eventuali urgenze dell’ultimo minuto.

2. Quando dobbiamo fissare degli incontri di lavoro per il nostro imprenditore sarebbe meglio organizzarli nel pomeriggio. In questa maniera la mattina, momento della giornata dove la mente è più fresca, potrà tranquillamente svolgere le attività in modo più sereno.

3. Se siamo noi assistenti ad organizzare una riunione di lavoro, sarebbe consigliato non farla durare più di due ore. L’ attenzione non andrà a calare e i partecipanti saranno sollecitati ad individuare il punto cruciale della riunione.

4. Spesso mi è capitato di dover all’ultimo minuto rinviare una riunione di lavoro. Rischedulare un nuovo appuntamento non è sempre facile ed immediato, in quanto l’agenda dei partecipanti è sempre molto fitta di impegni. Una buona soluzione sarebbe quella di optare per una riunione di lavoro online, ovviamente quando è possibile. Ad esempio, Skype o Google Hangouts, sono due buoni strumenti per comunicare in maniera semplice, veloce in qualsiasi luogo. Inoltre il tempo e i costi per gli spostamenti vengono annullati.

5. Se fissiamo riunioni di lavoro al mattino presto, è utile organizzare una colazione scegliendo un locale appropriato per l’incontro. Tempo a disposizione? Non deve superare i 45m. Anche il pranzo di lavoro potrebbe essere un’idea per un incontro alternativo. In questa maniera si sfrutterà il tempo per pranzare, normalmente di un’ ora, e poi ognuno tornerà ai propri impegni.

Ricordiamoci che se dopo la colazione o il pranzo di lavoro, l’imprenditore deve recarsi in un altro appuntamento è necessario calcolare un tempo di circa 35 m. per lo spostamento. In questo lasso di tempo potrà prepararsi, magari leggendo la documentazione, effettuare delle chiamate, rispondere a qualche email o semplicemente prendersi una breve pausa.

6. L’organizzazione dell’agenda di un’ imprenditore prevede anche la pianificazione di viaggi di lavoro. Dov’è possibile optare per soluzioni alberghiere vicino al luogo dell’incontro, si eviterà spostamenti inutili.

7. Un altro aspetto che potresti considerare è quello di delegare l’organizzazione della tua agenda ad un collaboratore, come ad esempio ad un’Assistente Virtuale.

Parlo proprio a te imprenditore. Perché lo sai che gestire in maniera efficace l’agenda ti farà risparmiare un sacco di tempo? Perché sei sempre così stanco e affaticato è indice che tu hai bisogno di un aiuto, in quanto non riesci a fare tutto da solo.

La persona scelta, ti affiancherà nella tua attività: prenderà gli appuntamenti, prenoterà pranzi, cene di lavoro e viaggi e molte altre attività. Tutto ovviamente sarà inserito a calendario condiviso. Insomma, ti aiuterà a gestire in maniera efficace la tua agenda grazie ad una buona pianificazione ed organizzazione.

Uno dei miei tanti servizi che offro ad imprenditori, manager e liberi professionisti è proprio quello di gestire la loro agenda.

Mi farò carico di tenere il controllo della parte organizzativa della tua attività, dei tuoi obiettivi ed esigenze sulla base delle regole che abbiamo concordato in precedenza.

Se hai un’agenda fitta di impegni e non riesci a gestirla come vorresti, contattami scrivendo a : info@servizivirtuali.it, sarò felice di poterti aiutare!