Sarà capitato anche a voi di partecipare a riunioni di lavoro poco proficue e mal organizzate? Penso proprio di sì, non è vero? In questo momento sto immaginando l’espressione dei vostri visi quando prendete parte a riunioni poco produttive. Sicuramente lasceranno trasparire: stanchezza, noia, con una grande voglia di andarvene.
Le riunioni diventano efficaci quando portano valore ai partecipanti. Sono un importante processo decisionale, di unione e coinvolgimento. Contrariamente diventano noiose, inutili e fanno solo perdere tempo prezioso.
Prima di decidere di convocare una riunione è necessario porsi qualche domanda:
- E’ fondamentale incontrarsi?
- Non sarebbe meglio organizzare una riunione veloce, online, attraverso i vari sistemi di “videoconferenza”, ad esempio, utilizzando Skype?
- Quali sono i temi importanti da discutere all’incontro?
- Quali sono gli obbiettivi da raggiungere?
Una volta chiarito i punti sopra citati possiamo organizzare dettagliatamente la riunione.
Quali sono i punti da tenere a mente per ottenere riunioni efficaci?
1. RAGIONE DELL’INCONTRO.
Far conoscere i motivi dell’incontro attraverso l’invio di un’agenda dettagliata faciliterà i partecipanti nella comprensione dello scopo della riunione.
2. RUOLI DELL’INCONTRO
E’ indispensabile suddividere i vari compiti da assegnare a persone diverse, per ottenere un buon svolgimento della riunione evitando intoppi spiacevoli.
3. DATA E LUOGO DELL’INCONTRO
Poter conoscere in anticipo data e il luogo dell’incontro darà la possibilità ai partecipanti di poter organizzare al meglio la propria giornata lavorativa.
4. DURATA
Una riunione di lavoro non dovrebbe mai superare la durata di 2h., a meno che ci siano dei casi particolari. In questo modo si facilita la concentrazione dei partecipanti.
5. PARTECIPANTI NECESSARIE ALL’INCONTRO
Organizzare una riunione con i partecipanti interessati all’argomento può stimolare il confronto.
6. ARGOMENTI DA TRATTARE
Una volta che si è definito il programma dell’incontro, si andranno a toccare i vari argomenti in cui le persone sono state chiamate a partecipare. E’ una buona cosa inoltrare qualche giorno prima dell’incontro l’agenda degli argomenti che verranno trattati, dando modo agli stessi di prepararsi.
7. DOCUMENTI E APPARECCHIATURE NECESSARIE
In alcuni casi si ha la necessità di dover avere una documentazione in formato cartaceo o apparecchiature particolari. E’ fondamentale farlo presente con largo anticipo, in modo tale da arrivare al giorno dell’incontro con tutto già predisposto.
8. PAUSE
Una breve pausa servirà ai partecipanti per staccare la spina, ma anche per approfondire la conoscenza tra gli stessi, soprattutto con i colleghi con i quali si hanno minore occasioni d’incontro.
Qual è l’obbiettivo finale di una riunione di lavoro?
E’ quello di far comprendere ai partecipanti:
- Quali decisioni sono state prese e le tempistiche per realizzarle.
- Quali strategie devono essere applicate per metterle in pratica.
Quali sono gli accorgimenti da evitare affinchè le riunioni diventino poco efficaci?
- Non avere in mente obbiettivi chiari.
- Rimanere focalizzati su argomenti appropriati.
- Dare la possibilità a tutti i partecipanti di dire la propria opinione, perché dal confronto possono sorgere soluzioni alternative.
- Evitare conflitti tra i partecipanti.
Lo sapete che in qualità di Assistente Virtuale posso aiutarvi nell’organizzazione di riunioni aziendali? Se volete saperne di più, date uno sguardo ai servizi che offro, o richiedetemi una consulenza gratuita. Sarò felice di potervi aiutare.