In un precedente articolo ho parlato di: “Come creare e gestire al meglio la propria To Do-List.” Oggi invece vi parlerò di come è possibile migliorare la propria produttività grazie alle liste.
Posso dire di adorare le liste. A me piace scrivere qualsiasi lista delle cose da fare: da quella delle attività da svolgere a quella della spesa. Fin da bambina, ricordo, che possedevo un piccolo quaderno dove annotavo le cose per non scordarmele. Col tempo ho capito che questo meraviglioso strumento mi permette di poter essere organizzata nei vari ambiti della vita quotidiana.
Quante volte ci siamo trovati a dover scrivere contemporaneamente una email, inviare dei documenti, o semplicemente chiamare quella determinata persona. Attraverso le liste delle cose da fare riesco a pianificare le mie attività in ordine di importanza. Il fatto di scrivere mi porta a non sprecare tempo ed energie inutilmente su cose di poco conto.
Senza le liste delle cose da fare come potremmo ricordarci tutto, visto i numerosi impegni quotidiani?
Per riuscire ad avere un’ efficace lista delle cose da fare è necessario che rispecchi alcune semplice regole:
- Dev’essere un aiuto per l’organizzazione della propria attività.
- Deve informare sulle cose da fare, da portare a termine o da rimandare.
- Dev’essere chiara per capire al volo quello che bisogna fare.
Affinchè una lista funzioni e abbia senso è necessario seguire alcuni accorgimenti.
1. BISOGNA SCRIVERE
Qualsiasi cosa bisogna fare, ad esempio: consegnare quel lavoro, partecipare a riunioni, è necessario scrivere per evitare di non dimenticarsi nulla. In questa maniera si potrà capire esattamente quali sono le attività prioritarie da svolgere, quei compiti che devono essere TASSATIVAMENTE portati a TERMINE entro la giornata. Oltre a scrivere è fondamentale associare un tempo, perché ogni attività che dobbiamo svolgere corrisponde a delle tempistiche ben differenti tra loro. Così facendo si avrà il quadro della situazione sotto controllo.
Perché se hai deciso di redigere una lista delle cose da fare e poi non lo fai, dov’è lo scopo dello strumento? Attraverso la scrittura eviterai di dimenticare gli impegni da portare a termine.
2. CONTROLLARE LA LISTA DELLE COSE DA FARE A FINE GIORNATA
A fine giornata è utile controllare la propria lista in quanto si potrà capire quante e quali attività sono state portate a termine. Ma non solo, si potrà constatare quali attività dovranno essere svolte l’indomani o i giorni a venire. E’ una preparazione utile per le attività da svolgere i giorni successivi.
3. LISTA CARTACEA O ELETTRONICA?
Personalmente utilizzo sia la lista cartacea che quella elettronica.
Come lista cartacea utilizzo un’agenda formato A4, comoda da portare in giro, suddivisa in giorni della settimana dove annoto i miei impegni personali con relative fasce orarie. Ogni volta che ho portato a termine un compito lo cancello. Le attività che non sono riuscita a portare a termine, e pertanto le dovrò riprogrammare, le sottolineo con un evidenziatore.
Nel mio lavoro, invece, utilizzo l’agenda elettronica, il calendario di Google: Google Calendar. Ogni attività è segnalata da un colore differente. In questa maniera riesco a colpo d’occhio a capire i vari impegni che devo far fronte.
Siete pronti a creare una lista delle cose da fare? Se invece volete prendere in considerazione l’idea di avvalervi del mio aiuto, scrivete una email a: info@servizivirtuali.it. Sarei felice di potervi aiutare.