Saper gestire al meglio il proprio tempo è una capacità fondamentale per migliorare l’ organizzazione e la produttività del proprio lavoro.
Chi lavora come libero professionista lo sa bene. Perché deve sapere quanto e come viene speso il proprio tempo su attività o progetti da svolgere, per non trovarsi a dover impiegare un numero maggiore di ore previste. E’ vero che alcuni lavori richiedono più tempo di quello che non potevamo ipotizzare, ma è anche vero, che a volte lo sprechiamo o lo utilizziamo in maniera poco adeguata.
Ma come possiamo tenere traccia del tempo speso? Per calcolare il tempo speso su attività o progetti possiamo utilizzare i programmi di Time Tracking. Uno di questi è Toggl.
Con Toggl riusciamo a controllare le tempistiche del nostro lavoro, perché grazie a questo strumento siamo in grado di:
- Capire il tempo necessario che trascorriamo su quella determinata attività. Ad esempio, se devo preparare un preventivo per un cliente con Toggl so quanto tempo spendo mediamente per la stesura dello stesso.
- Capire quanto tempo spendiamo sul nostro lavoro. Ad esempio, dobbiamo scrivere un articolo, rispondere ad una email o contattare un fornitore, possiamo conoscere dove spendiamo il tempo ed eventualmente migliorarlo.
- Se sei un libero professionista e se lavori con tariffe orarie, potrai al termine del lavoro presentare un report dettaglio del tempo speso sulle attività che il cliente ti ha delegato.
- Se stai lavorando con un altro collega sullo stesso progetto, con Toggl sei in grado di segnare il tempo da te impiegato.
COME FUNZIONA TOGGL?
- Devi registrarti andando sul sito di Toggl.
- Devi descrivere l’attività che intendi svolgere e a quale progetto l’attività appartiene.
- Clicca sul tasto verde (freccia) in alto a destra del riquadro per far partire il tempo.
- Se hai la necessità di bloccare il tempo, puoi farlo e puoi riprenderlo quando vuoi.
- Se tu clicchi sulla voce “Dashboard”, posta a sinistra del riquadro, puoi visualizzare una sintesi di quanto tempo hai impiegato sulle varie attività.
- Ipotizzando che tu ti sia recato per conto di un cliente a valutare degli spazi per un evento, puoi inserire successivamente le ore di lavoro manualmente.
Questo strumento può essere utilizzato sia in versione gratuita sia a pagamento: piani a partire da 9 o 18 dollari al mese, che consentono di usufruire di funzionalità più avanzate rispetto al piano base gratuito.
E’ da qualche mese che lo utilizzo al di fuori del contesto lavorativo. Ad esempio, ho voluto tenere traccia di quanto tempo impiego per preparare la torta salata di zucchine. Ma non solo: mi sono divertita anche a controllare quanto tempo impiego per fare il cambio di stagione degli armadi. Il mio obbiettivo è stato di valutare se potevo migliorare il tempo impiegato su queste attività.
Tu conosci Toggl e lo utilizzi già? Raccontamelo nei commenti!