Servizi Virtuali

Segreteria Virtuale: sai davvero di cosa sto parlando?

Segreteria Virtuale

Con il termine segreteria virtuale normalmente si intende un servizio di operatrici telefoniche remote, che gestiscono le chiamate esterne secondo le istruzioni ricevute dai loro clienti, professionisti o imprenditori,  affinchè non vengano perse.

La segreteria virtuale non è solo questo. Potrebbe anche rispondere alle chiamate dei propri clienti, ma fa molto di più.

La segretaria virtuale è una professionista, che a differenza della segretaria assunta come dipendente, svolge un’attività da freelance. Lavora quindi per più clienti, per un numero di ore variabile a seconda delle loro esigenze.

I vantaggi per chi decide di utilizzare questo servizio sono principalmente due:

  1. Costi ridotti rispetto all’assunzione di una segretaria dipendente.
  2. Ottimizzazione del tempo migliorando così la propria produttività.

NeI mio caso, ad esempio NON OFFRO il servizio di RISPOSTA TELEFONICA, gestione chiamate in entrata. Le mie attività di segreteria virtuale, invece comprendono:

SEGRETERIA

  1. Gestione agenda e calendario appuntamenti.
  2. Gestione email.
  3. Pianificazione riunioni e incontri.
  4. Organizzazione pranzi e cene di lavoro.
  5. Iscrizione a corsi e seminari.
  6. Ricerche online di vario genere.
  7. Ricerca fornitori e richiesta preventivi.
  8. Organizzazione viaggi di lavoro.
  9. Organizzazione piccoli eventi.

 AMMINISTRAZIONE

  1. Controllo note spese.
  2. Gestione scadenze, fatture e pagamenti.
  3. Gestione ordini e acquisti.
  4. Invio fatture e archiviazione documenti fiscali.
  5. Gestione rapporti con commercialista.
  6. Verifica estratto conto bancario.
  7. Ricerca fornitori e richiesta preventivi.
  8. Gestione contratti attivi e monitoraggio scadenze e rinnovi

 Per saperne di più sui miei servizi, clicca qui. 

QUALI SONO I COSTI DI UNA SEGRETARIA VIRTUALE?

Per prima cosa potrai risparmiare più del 50% dei costi legati all’assunzione di una segretaria tradizionale: ferie, malattie, TFR, ecc.  Ma non solo, non sarai costretto a pagarle, le dotazioni e tutte le attrezzature aziendali che richiede un ufficio fisico.

Pagherai esclusivamente le ore effettive di lavoro svolte, in base al pacchetto che avrete concordato insieme.

CHI POTREBBE UTILIZZARE QUESTO SERVIZIO?

Normalmente questo servizio viene utilizzato da imprenditori, liberi professionisti e PMI, che vogliono esternalizzare alcune attività limitando appunto i costi legati ad un’assunzione.

Nel caso di una PMI, invece, potrebbe essere che la segretaria dipendente interagisca con la segretaria virtuale.

Inoltre la segretaria virtuale può essere utilizzata da chi:

  1. Non può permettersi di assumere una segretaria fissa.
  2. Da poco ha aperto un’attività in proprio e necessita un supporto in ambito segretariale e amministrativo.
  3. Ha la necessità di un aiuto temporaneo per le scadenze di fine mese.
  4. Ha bisogno di un supporto da affiancare al proprio personale interno.
  5.  Necessita di una professionista per un periodo limitato, perchè la segretaria è in malattia, o deve prendersi un congedo matrimoniale o parentale.
  6.  Ha bisogno di delegare quelle attività di routine per concentrarsi sullo sviluppo della propria attività.

Come puoi vedere i vantaggi sono tanti. Se stai pensando di avere bisogno di un servizio di segreteria virtuale, contattami scrivendo senza impegno a : info@servizivirtuali.it. Potremo vedere insieme la soluzione migliore ai tuoi problemi e così finalmente riuscirai a concentrarti maggiormente sulla tua attività.

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