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Appuntamenti di lavoro: 7 punti chiave per una gestione corretta

Appuntamenti di lavoro

” Organizzarsi è solo un mezzo per consentire una maggiore chiarezza di messa a fuoco e facilità di esecuzione”.

– David Allen –

Nello scrivere questo articolo ho preso ispirazione da una chiacchierata fatta di recente con un professionista, che mi ha accennato la sua difficoltà derivante dalla gestione degli appuntamenti di lavoro per la sua attività.

Ho percepito dal suo racconto che la sua difficoltà maggiore nella gestione degli appuntamenti di lavoro è dovuta alla sua dimenticanza nell’annotarli in agenda, oltre che scordarsi di controllarli, affidandosi ahimè alla sua “memoria”.

Tutto questo gli comporta inevitabilmente una perdita di tempo e ad una situazioni di stress.

COSA DOVREBBE FARE PER SEMPLIFICARE LA GESTIONE DEGLI APPUNTAMENTI?

1. Appena si prende un appuntamento deve essere segnato immediatamente in agenda cartacea o elettronica. E’ vietato procrastinare in quanto ti scorderai di farlo. Un altro accorgimento importante è quello di trasmettere l’invito dell’incontro al destinatario.

2. Inserisci sempre un avviso di promemoria acustico degli appuntamenti. In questo modo non potrai dire: “mi sono dimenticato” o ” non ricordavo l’appuntamento”.

3. E’ importante stabilire le priorità degli appuntamenti. Mi spiego meglio. Quando prendi un appuntamento di lavoro stabilisci l’importanza che ha. Se è importante sarebbe meglio fissarlo il prima possibile. Al contrario lo si può pianificare nel breve tempo.

4. Cerca di prendere appuntamenti brevi. Cosa intendo? Non deve superare l’ora, a meno che si tratti di incontri dovuti a trattative particolari. In questo modo la concentrazione sarà maggiore parlando possibilmente solo dell’argomento stabilito.

5. Si può anche sfruttare la pausa pranzo per stabilire un incontro di lavoro. In questo caso sarà breve, risparmiando tempo durante la giornata.

6. Quando sei costretto a disdire un appuntamento, ricordati di farlo il prima possibile. Il tempo è prezioso per te ma anche per l’altra persona. Oltre che una forma di rispetto.

7. Se hai disdetto l’appuntamento, fissalo il giorno stesso. Così non perderai tempo e non procrastinerai.

Altro fattore importante per gestire in modo efficace gli appuntamenti di lavoro è quello di farti aiutare. Non hai mai pensato di delegare ad un collaboratore questa attività? Non hai voglia di iniziare il Nuovo Anno in maniera diversa?

Immaginati che bello sarebbe se ad esempio, ci fosse un’ Assistente Virtuale per aiutarti a gestire gli appuntamenti di lavoro.

La persona prescelta ti aiuterà a farti risparmiare tempo, in quanto si occuperebbe di fissare, rischedulare e mettere in agenda i tuoi appuntamenti di lavoro. Tu potrai invece, tranquillamente occuparti delle attività cruciali per la crescita della tua attività.

Se anche tu hai bisogno di un aiuto per organizzare al meglio i tuoi impegni di lavoro, cosa aspetti, contattami…

Ti aspetto!

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