E’ risaputo che le trasferte di lavoro influiscono sui costi aziendali. Per contenerne i costi, è necessario aver presente la lista delle spese consentite, (Travel Policy), che ti permette di aver chiarezza su quanto puoi spendere.
Quando non è possibile utilizzare i sistemi di videoconferenza, bisogna cominciare anticipatamente ad organizzare le trasferte di lavoro dettagliatamente.
Ma come? Vediamo insieme qualche consiglio.
1. Pianificare le trasferte di lavoro in anticipo
E’ molto importante riuscire a pianificare le trasferte di lavoro con largo anticipo, perché si possono trovare soluzioni vantaggiose. Oltre a poter organizzare con serenità qualsiasi tipo di attività, da quella lavorativa a quella personale.
2. Prenotazioni voli aerei, treni ed alberghi
Come ho citato in precedenza, se le trasferte di lavoro vengono organizzate in anticipo, si possono trovare biglietti aerei o ferroviari molto vantaggiosi.
Vi consiglio di evitare prenotazioni aeree all’inizio della settimana, (lunedì) come alla fine della settimana, ( venerdì e il fine settimana). Come mai prenotare voli aerei per il mattino presto. Questo in quanto i costi sono elevati.
Va bene essere oculati suoi costi alberghieri. Però se l’incontro di lavoro è in centro città e l’albergo si trova in periferia, è necessario poi utilizzare il taxi e questo fa lievitare i costi.
Ricordiamoci prima di effettuare l’acquisto di un servizio di controllare attentamente l’offerta, per non trovarsi con costi superiori nella spesa finale.
Per trovare delle buone soluzioni e per pianificare al meglio l’organizzazione delle trasferte aziendali con risparmi significativi, è utile affidarsi ad alcuni siti come ad esempio: booking.com, expedia.com, hipmunk.com, perché si riescono a trovare soluzioni convenienti.
Mi è capitato di lavorare con manager che abitualmente all’ultimo momento avevo bisogno di posticipare il volo. In questo caso consiglio di effettuare prenotazioni che permettono sia il rimborso sia il cambio data.
3. Soluzioni alternative
Chi deve organizzare le trasferte aziendali deve prendere in considerazione anche delle soluzioni alternative.
Ad esempio, chi deve recarsi a Roma per lavoro, può optare per treni ad alta velocità. Oltre ad avere un risparmio sui costi, potrà tranquillamente lavorare ciò che non può fare in aereo.
4. Organizzarsi adeguatamente
Può succedere di avere diversi incontri di lavoro in giorni differenti.
La soluzione migliore sarebbe quella di potersi organizzare in modo tale di rimanere solo un giorno, cercando di fissare gli appuntamenti al mattino presto e nel primo pomeriggio. In questo modo si avrà la possibilità di rientrare alla propria abitazione in tarda serata. Va aggiunto che con questa modalità i costi vengono ridotti.
Come riuscite ad organizzare le vostre trasferte di lavoro? Avete altre soluzioni per ridurre i costi a cui non ho pensato? Scrivetele nei commenti qui sotto.