L’email è senza dubbio lo strumento più utilizzato per comunicare. Se ci pensiamo bene ogni giorno, di norma, riceviamo ed inviamo molte email: sia di lavoro che personali.
Per riuscire a gestire il proprio tempo senza sprecarlo nella gestione delle email, constatato che risulta essere un’attività logorante, è utile capire l’importanza della scrittura al fine di riuscire ad utilizzarla al meglio. Perché l’email non è solo una comunicazione verbale, dove si scambiano informazioni, idee, trattative è soprattutto una relazione tra persone.
Come riuscire a scrivere email efficaci?
Ogni email ha una struttura ben precisa, che comprende 5 punti da tenere in considerazione:
- Oggetto dell’email.
- Saluti.
- Il motivo per cui stai scrivendo.
- Saluto finale.
- Firma.
1. L’ OGGETTO DEVE ESSERE IL PIU’CHIARO POSSIBILE
Per scrivere una buona email, l’oggetto è molto importante, in quanto deve attirare l’attenzione del destinatario. Dovrà essere il più possibile chiaro e conciso. Ad esempio, se abbiamo la necessità di richiedere informazioni su alcuni servizi, andremo a scrivere: “Richiesta informazioni vostri servizi”, invece di scrivere: “Avrei bisogno di alcune informazioni riguardante i vostri servizi aziendali”.
L’oggetto deve evidenziare in modo chiaro le eventuali richieste. In questo modo si sollecita la curiosità del destinatario. Diversamente un oggetto poco chiaro verrà cestinato.
2. I SALUTI SONO IMPORTANTI
Non va trascurato il saluto iniziale al destinatario. Facendo così viene data importanza alla relazione.
Il saluto potrà essere: “Buongiorno Dott. / Dott.ssa Rossi”, “Egregio Sig. Bianchi“, “Gentile Sig.ra Celeste”, per un destinatario che non conosciamo a sufficienza. Invece per persone con cui abbiamo una maggiore confidenza basterà: “Ciao Matteo”.
3. MOTIVO PER CUI STAI SCRIVENDO L’EMAIL
E’ necessario scrivere il testo del messaggio in modo chiaro e comprensibile, utilizzando frasi brevi e curando la punteggiatura. Ricordiamoci che periodi troppo lunghi e magari senza punteggiatura adeguata disturbano l’attenzione e la comprensione del testo.
4. SALUTO FINALE
E’ importante ringraziare e salutare in maniera cordiale il nostro destinatario, con frasi che rispecchino la conoscenza della persona cui ci rivolgiamo.
5. FIRMA
Ricordiamoci che alla conclusione del messaggio inviato, va precisata la firma e i vari contatti utili per essere richiamati.
E’ buona norma, una volta terminata, rileggerla con molta attenzione prima di spedirla. Perché email con errori ortografici, di punteggiatura o di impaginazione pregiudica una corretta e rispettosa comunicazione con il destinatario.
Hai altri suggerimenti su come scrivere email davvero efficaci? Fammelo sapere lasciando un commento qui sotto!