E così è arrivato il tanto atteso momento di partire per le vacanze: mare, svago, meno stress. Per evitare di controllare continuamente la posta elettronica, sarebbe opportuno attivare una risposta automatica. Perché in questo modo vi riposate e chi vi ha scritto ha una comunicazione immediata che siete assenti.
Come impostare una risposta automatica?
Le applicazioni di posta elettronica, come ad esempio Gmail o Outlook, permettono di creare messaggi di risposta automatici in vostra assenza.
Per impostare la risposta automatica con Gmail, dovremmo:
- Accedere alla propria casella di posta elettronica Gmail.
- Cliccare sul simbolo ingranaggio posto in alto a destra che fa aprire una tendina. Poi cliccare nuovamente sulla voce impostazioni.
- Quindi scendere in basso fino a trovare la voce “Risponditore automatico”.
- Clicca sulla voce “Attiva risponditore automatico”.
- A questo punto puoi impostare: data inizio e fine della propria assenza.
- Compilare l’oggetto ed inserire il motivo della tua assenza nella sezione “Messaggio”.
- Se desideri che il messaggio lo ricevano solo le persone inserite nella tua rubrica di Gmail, spunta la casella “Rispondi solamente a persone incluse nei miei contatti”.
- Completa il tutto cliccando su “Salva modifiche”.
- Al tuo ritorno, ricordati di disattivare la risposta automatica.
Quale messaggio di risposta automatica posso inserire?
I messaggi devono essere sintetici e chiari, come ad esempio:
ESEMPIO N.1
Buongiorno,
Sarò fuori ufficio dal…al…con accesso limitato alla posta elettronica. Vi risponderò appena mi sarà possibile.
Cordiali saluti,
XXX
ESEMPIO N.2
Buongiorno,
Non sono in ufficio fino al … Per urgenze scrivere all’indirizzo mail …
Grazie e cordiali saluti,
XXX
ESEMPIO N.3
Buongiorno,
Al momento sono in vacanza, sarò di nuovo raggiungibile da martedì…Per urgenze contattare il mio collega … al seguente indirizzo di posta elettronica…
Cordialmente,
XXX
Avete qualche suggerimento in più su come utilizzare la risposta automatica quando vi assentate per le vacanze o per qualsiasi altro motivo? Scrivetelo nei commenti qui sotto. Ah, dimenticavo…se siete in partenza per le vacanze, vi auguro buon viaggio e buon divertimento!