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Imprevisti sul lavoro: come riuscire ad affrontarli al meglio?

Imprevisti

“L’atteggiamento è un piccolo dettaglio che fa un’enorme differenza.”

Winston Churchill

Anche se siamo abituati a programmare dettagliatamente le nostre giornate lavorative, tramite l’utilizzo di una lista delle cose da fare o di un’agenda, gli imprevisti sono in agguato. Capitano e anche spesso…

Quando pianifichiamo i nostri appuntamenti, incontri e scadenze di lavoro, dovremmo non appesantire di troppi impegni la nostra agenda, calcolando i possibili tempi necessari per lo svolgimento. Solo così potremmo avere un margine di sicurezza. Vi faccio un esempio: se dobbiamo spostarci per un incontro di lavoro e precedentemente siamo stati a pranzo con un cliente, calcoliamo almeno 20m. di margine. In questo modo potremmo affrontare un eventuale imprevisto.

Ma quando arriva un imprevisto come possiamo comportarci?

E’ fondamentale valutare il problema ponendoci tre domande:

  1. E’ davvero così urgente? Questo consente di capire se è necessario affrontarlo immediatamente.
  2. E’ davvero così importante? Questo ci permette di capire il tempo che abbiamo a disposizione per trovare la soluzione più idonea.
  3. Si può rimandare? In questo caso dopo aver valutato l’imprevisto, si può decidere quando possiamo occuparcene.
  4. E’ possibile delegarlo? Dopo attenta valutazione possiamo decidere di affidarlo ad un collaboratore.

Ma come possiamo affrontare gli imprevisti?

L’organizzazione è sicuramente indispensabile, però in caso di imprevisti occorre essere elastici, in modo tale da gestire adeguatamente la nuova situazione che si è manifestata.

Un buon metodo per trovare la soluzione è la rapidità. Quante volte all’ultimo minuto mi sono trovata in situazioni di vero imprevisto. Manager che mi chiamavano perché avevamo perso il treno o l’aereo. Come ho gestito l’imprevisto? Per fortuna sono una persona reattiva, focalizzo immediatamente la nuova situazione e mi attivo per trovare rapidamente una soluzione.

E’ comunque opportuno mantenere anche un atteggiamento il più possibile positivo, molto utile per affrontare situazioni impreviste.

Inoltre, a mio avviso, un potentissimo aiuto per minimizzare al meglio occasioni inaspettate è il sorriso. Mi sono accorta che quando sono riuscita a manifestare un sorriso ad un cliente, che mi aveva richiesto in tempi rapidi un taxi e che non arrivava, mantenendo la calma, gli ho comunicato: “non si preoccupi, il taxi sta arrivando, è proprio dietro l’angolo”. In questo caso, il sorriso, mi ha aiutato a sdrammatizzare la situazione e a trasmettere serenità alla persona che avevo davanti.

Come riesci a gestire gli imprevisti: ti perdi in un bicchiere d’acqua o reagisci tempestivamente per risolverli? Lascia la tua opinione nei commenti qui sotto.

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