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Planning settimanale: come riuscire a rispettarlo correttamente?

Planning settimanale

Immersi dalla quantità di impegni e scadenze da rispettare, saper gestire il proprio tempo grazie ad un’attenta pianificazione, è un fattore importante per ottimizzare al meglio le giornate.

Una brutta abitudine che tanti di noi hanno è quello di procrastinare, rinviando impegni e scadenze importanti, mettendo a rischio il proprio lavoro.

Uno strumento utile che ci aiuta ad organizzare gli impegni quotidiani è il planning settimanale.

Pensate al mio lavoro di Assistente Virtuale. Come potrei non utilizzare il planning settimanale? Ne faccio uso smoderato insieme alla to do list. Mi aiuta a pianificare tutto ma proprio tutto quello che devo fare durante la settimana: lavoro, hobby, visite mediche, svago, spesa, ecc.

Per capire meglio l’utilità di questo strumento vi racconto un aneddoto divertente, che mi è capitato quando lavoravo come Assistente Direzionale.

Un collaboratore che lavora presso l’Azienda, di cui all’epoca ero dipendente, non sempre inseriva gli impegni quotidiani nel calendario che prendeva da sé. Alle volte li segnava frettolosamente o addirittura se li teneva a mente. Un giorno, mi ha confidato dopo essere stato in visita da un cliente, che l’incontro non era previsto per quel giorno ma per due giorni successivi.

Cosa possiamo trarre da questa vicenda? L’importanza di adottare il planning settimanale è nella compilazione e nel controllo costante. Al contrario è meglio lasciar perdere.

L’utilità di avere un planning settimanale è quello di:

  1. Organizzare al meglio il proprio lavoro attraverso una corretta gestione del tempo. Si annoteranno riunioni, appuntamenti con i clienti, collaboratori o fornitori, ecc.
  2. Aumento della produttività. Avendo una visione completa delle attività da svolgere, potrai riuscire a stabilire le priorità, aumentando così la tua produttività.
  3. Maggiore tranquillità. Segnando le attività da svolgere o le scadenze, eviterai di scordarle.

Come riuscire a rispettare le scadenze e gli impegni presi?

Per numerose persone la difficoltà di compilazione del planning settimanale non è un grande problema, a patto che non si inseriscano troppi impegni o attività nel corso della giornata. La difficoltà vera e propria è nel riuscire a mantenere le scadenze o gli impegni presi.

Per riuscirci è indispensabile comprendere il tempo necessario per svolgere quel determinato compito o attività.

Per capire il tempo che andrò a spendere su quell’attività o mansione, è necessario analizzare:

1. Ho già svolto questo lavoro? Se sì, conosco il tempo che dovrò impiegare per quella determinata mansione.

 Al giorno d’oggi ci sono diverse app che ti aiutano per la tracciabilità del tempo quando stai              lavorando ad un progetto.

Nel mio caso utilizzo Toggl, che mi aiuta a capire quanto tempo spenderò su quel determinato lavoro.

2. Non ho mai svolto questo lavoro. In questo caso è necessario fare una preventiva valutazione di stima del tempo, indispensabile per portare a termine quel determinato compito. E’ importante non sopravvalutare il tempo necessario. E’ opportuno prevedere un margine di sicurezza di almeno 15/20m., perché possono subentrare alcuni fattori come: ricerca informazioni, lavoro complesso, ecc.

3. Come la mettiamo con gli imprevisti? Poiché non si possono prevedere alcuni imprevisti, è consigliabile essere pronti a valutare le soluzioni da prendere.

Pianificare per tempo il lavoro, giorno per giorno, aiuterà a rispettare le scadenze, senza dover lavorare con tensione.

Al contrario se sei in anticipo per la consegna del lavoro, potrai anticipare un’ attività programmata per il giorno successivo o semplicemente goderti il meritato riposo.

 Utilizzi il planning settimanale? Riesci a rispettare le scadenze e gli impegni? Sai che posso aiutarti nel redigere un planning settimanale in modo tale da poterti organizzare al meglio durante la settimana?

Per qualsiasi informazione, contattami senza impegno, scrivendo a: info@servizivirtuali.it.

 

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